5 règles d'anticipation pour un événement réussi !

Un événement est le fruit d’un ensemble de paramètres qui ont besoin d’être anticipés. Que l’on parle du lieu, des prestataires, des invitations ou de la communication autour de l’événement tout doit-être pensé dans les moindres détails. 

Si l’anticipation est la clé du succès, elle est également essentielle pour une expérience organisateur maximisée. En effet, l’expérience organisateur se veut positive, enrichissante et galvanisante. Ne vous laissez donc pas envahir par le stress, la peur et les angoisses de dernières minutes ! 

Pour ce faire, des outils sont désormais accessibles pour que le doute ne puisse plus se joindre à l’organisation ! En effet, la mise en place d’un rétro-planning par exemple, vous aidera à n’oublier aucun détail et surtout à relativiser sur l’organisation de l’événement. 

 1) Etablissez votre budget et votre checklist

Définissez au préalable votre stratégie ! En effet, si une partie de l'événement implique de travailler dans le « rush », le reste est largement concevable en avance. De l’anticipation de l’événement jusqu’à la fin de son déroulé, l’anticipation et l’organisation seront les clés de votre réussite. 

Ainsi, pour éviter les déconvenues, établissez votre cahier des charges : où ? Quand ? Pourquoi ? Comment ? Quel budget ? 

Avoir les idées claires quant au budget vous permettra d’être beaucoup plus réactif dans votre recherche de lieux et de prestataires. 

2) Prévoyez la réservation de votre lieu

La réservation du lieu est la seconde démarche à mettre en place pour préparer son événement. Celui-ci se réserve au moins deux mois à l’avance dans le cas d’un Small Event pour des périodes creuses. Pour des événements de juin à octobre, prenez garde et donnez-vous un délai supplémentaire. En effet, face à la demande, on compterait un minimum de trois mois d’avance, pour réserver le lieu qui illustrera votre événement. 

Attention toutefois, la réservation de lieux dépend de l’offre et de la demande, ainsi, plus tôt vous vous y prendrez, plus le choix sera large. 

Pour choisir le lieu idéal, rien de plus simple ! Celui-ci doit respecter les critères suivants  : 

• la cohérence avec votre type d’événement
• la situation géographique 
• la facilité d’accès en transports en commun, en voiture avec un possibilité de parking 
• la proportion d’espace en adéquation avec le nombre d’invités pour qu’il ne soient pas serrés 
• la touche d’originalité pour étonner vos invités
• le délai de réservation de plusieurs mois pour certains lieux 

>> Pour en savoir plus : organiser un événement en 9 étapes <<

3) Communiquez avec vos convives 

La communication autour de votre événement, débute avec l’envoi des invitations. Le lieu, le jour, l’horaire et le thème doivent-être déjà établis. La communication quant à elle, interviendra, en amont (invitations, promotion), durant (live tweet) et après votre événement pour surfer sur l’actualité. 

Enfin, pour une communication maximisée et adaptée à votre audience, nous vous conseillons notre article la communication événementielle.

 4) Trouvez les prestataires de votre choix

Les prestataires impliqués dans la réalisation de votre événement peuvent-être multiples (traiteur, hôtesse, décorateur, fleuriste, régisseur, ingé son etc.). Pour que toutes les parties prenantes puissent s’articuler de façon opportune, pensez-y en amont ! 

En effet, souhaitez-vous faire une soirée à thème ? Avez-vous une idée précise de ce que vous souhaitez ou voulez-vous être guidés ? 

Que cela soit pour le buffet comme pour les boissons, les traiteurs doivent-être bouclés un minimum de trois semaines avant l’événement. 

Pour que cela se fasse dans les meilleures conditions, vous devez avoir une idée du nombre de participants et donc avoir préalablement relancé vos convives.

5)  Pensez à la faisabilité des animations

Comme pour le traiteur, les animations doivent-être prévues des semaines en avance. En effet, certaines sont tributaires des livraisons. De plus, certaines animations ne sont pas toujours possibles selon l'agencement du lieu.

Enfin,  si vous souhaitez réserver un groupe de musique où un animateur, les dates et la période auront un impact sur leur disponibilité.

>> Découvrez notre sélection d’animations <<

Vous aurez bien compris que l’événementiel est sujet à de multiples impondérables et réserve aussi parfois quelques surprises. À ce titre, l’organisation d’un événement est … un métier ! Il est donc fondamental de savoir gérer son temps ainsi que son stress pour un événement d’entreprise.

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