53% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour leur communication événementielle. Si communiquer sur les réseaux est aujourd’hui facilité, encore faut-il utiliser les bons canaux et comprendre les règles simples qui les régissent.
Quel que soit votre moyen de diffusion, il est primordial d'établir une stratégie de communication événementielle structurée. Si les supports de communication sont primordiaux, le timing l’est tout autant !
Pour réussir sa communication, il ne suffit pas qu’elle s’adresse aux seules personnes invitées. Au contraire, si l’événement est sélectif, faites-le savoir et partagez post événement de nombreuses photos, vidéos, extraits…
Alors comment donner envie et éviter le no-show ? Découvrez des éléments de réponse dans l’article qui suit.
1. Communiquer en amont de votre événement
En créant une landing page dédiée
La landing page, plus qu’un formulaire : un outil d’événementialisation. Suivant le budget accordé à la promotion de votre événement, deux possibilités s’offrent à vous :
- créer un site web pour votre événement avec un nom de domaine différent de celui de votre site d’entreprise
- créer une page consacrée à l’événement directement sur le site de votre entreprise
La landing page est le meilleur moyen de réunir toutes les informations capitales sur votre événement. De plus, vous pouvez placer un module sur celle-ci afin de récupérer les adresses mails des personnes intéressées. Cela permet de leur communiquer facilement des changements de dernière minute.
La création d’une page dédiée ou d’un site apporte une légitimité à votre communication événementielle. Elle sera perçu comme un événement important et sérieux.
En instaurant un scénario d’emailing
Une fois la landing page créée, vous pouvez promouvoir votre événement grâce à une campagne d’emailing. Selon votre scénario, vous pourrez prévoir une série d’emails pour garder l’attention de vos invités. Sous forme de compte à rebours ou en annonçant des détails au fur et à mesure.
La campagne d’emailing présente l’avantage, pour votre entreprise, de communiquer rapidement, facilement et à faible coût sur votre événement !
En utilisant les réseaux sociaux
Que vous soyez actifs sur les réseaux sociaux classiques (Facebook, Instagram, Twitter) ou sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn) , promouvoir votre événement est capital.
- Facebook
Certains réseaux sociaux, comme Facebook, proposent des fonctionnalités pour la publication d’événement directement sur la page de votre entreprise.
- LinkedIn
Le plus grand réseau professionnel est quant à lui un réseau très qualifié sur lequel promouvoir votre événement, votre communauté y est concentrée et saura réagir à vos publications.
- Twitter
Si votre communauté Twitter est dynamique, vous pouvez utiliser ce réseau social pour promouvoir votre événement sur le Web. Chaque tweet lié à cet événement doit rediriger vers la landing page de votre événement. N’oubliez pas de créer un hashtag (#) spécifique afin de toucher de nouveaux abonnés et de potentiels clients.
- Instagram
L’outil par excellence en terme de gestion de l’image ! Si Instagram est souvent vu comme un réseau personnel, il s’avère pourtant très efficace pour accroître la notoriété de sa marque.
Qu’importe, le ou les réseaux que vous choisirez, il est important de poster régulièrement du contenu (photos, vidéos…). L’objectif est de susciter l’intérêt des personnes concernées par votre événement avec une communication événementielle impactante.
En l’illustrant sur le blog de l’entreprise
Si vous possédez un blog ou une rubrique « actualités » sur le site de votre entreprise, vous pouvez rédiger un article à propos de votre événement. Le contenu de l’actualité doit comporter les informations importantes liées à votre événement (la date et les horaires, le lieu, les coordonnées de contact...).
Ne négligez pas l’importance des boutons (call to action) ! Ces derniers permettent d’augmenter le taux d’inscription de votre événement. Plus vous créerez de contenus autour de votre événement, plus il aura de visibilité digitale et plus votre stratégie de communication événementielle sera efficace.
2. Communiquer pendant votre événement
En ayant recours au Live
Pendant votre événement, il est possible de retransmettre sur les réseaux sociaux les phrases-clés, ou l'intégralité de votre événement. Une communication événementielle forte passe aussi par une visibilité et une lisibilité assumée.
- Twitter
Grâce à ce réseau, les internautes peuvent interagir en direct sur les différents sujets traités. Vous pouvez aussi réaliser un live tweet pendant votre événement. Il convient d'en informer vos followers à l’avance sur Twitter et sur les autres réseaux sociaux. Communiquez à votre communauté le # en lien avec votre événement pour augmenter l’impact du live tweet.
- Instagram
Sur instagram les stories sont un bon moyen de partager son événement à sa communauté. Celles-ci peuvent-être enregistrées et mises en avant sur la page de votre entreprise.
- Facebook
Une bonne façon de diffuser les images de son événement est le live facebook. Cet outil permettra à votre communauté de suivre en direct votre événement. De plus facebook propose des stories sur le même principe qu’instagram.
Dans le cas d’un événement interne, un live est désormais possible sur certains réseaux sociaux d’entreprise (Workplace de Facebook par exemple). Cela permettra aux personnes n’ayant pas pu assister à l’événement d’en avoir un aperçu.
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- LinkedIn
Contrairement aux autres réseaux, il n’est pas recommandé sur LinkedIn de faire des posts à la chaîne. Capitalisez sur un post puissant pour qu’il performe et engage votre communauté au maximum.
- LinkedIn
3. Communiquer post-événement
Publier une rétrospective de votre événement
La rétrospective permet de continuer de communiquer autour de votre événement sur les réseaux sociaux et votre site d’entreprise. Pensez à publier des témoignages clients récoltés pendant votre événement, des photos ou un article de blog post-événement.
La remontée de retours positifs sur votre événement est idéale pour augmenter la notoriété et la visibilité de votre entreprise. De plus, les contenus générés grâce à l’événement vous donneront de la matière pour les périodes creuses.
Vous avez désormais les clés pour réussir votre communication événementielle et fédérer le plus grand nombre.
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