L’occasion d’organiser un événement pro se présente à vous ? Qu’il s’agisse de cocktail, d’afterwork, de séminaire … C’est le moment opportun de miser sur la qualité de celui-ci !
Cependant, réussir à organiser son événement pro s'apparente souvent à un défis ! La raison ? Un manque de temps et beaucoup de pression sur les épaules ! Pas de panique, voici les 9 étapes clés afin d’organiser un événement professionnel réussi ! Nous vous accompagnons dans la réussite de votre événement grâce à quelques éléments clés !
Lancez-vous et faîtes de votre événement un succès !
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1) Connaître votre besoin et définir vos objectifs
Avoir une bonne stratégie événementielle commence par connaître votre besoin et définir vos objectifs. Ayez une idée précise du type d’événement pro que vous souhaitez réaliser. Pour ce faire, posez les fondements sur papier ! C’est le meilleur moyen pour pallier au manque d’oublis et éviter un surplus de stress.
Que mettre sur papier ? Créez-vous LA checklist qui vous avancera grandement ! À l’intérieur, les points clés à aborder sont les suivants :
- Quel genre d’événement souhaitez-vous organiser ?
Le type : événement interne / externe
Le format : soirée, petit-déjeuner, table ronde, journée …
L’ambiance : festive, professionnelle, décontractée ...
- Quelle est la cible visée ?
Salariés, clients, prospects ...
Quel est l’objectif de votre événement : notoriété, image de marque …
- Pourquoi voulez-vous créer cet événement ?
Vos motivations: remercier les équipes, ...
- Quel type de lieu voulez-vous ?
Atypique, chaleureux .... - À quel moment doit-il se dérouler ?
Timing
Jour de la semaine
Durée
Saison
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2) Fixer votre cahier des charges
Organiser un événement pro comme un chef passe par un fil conducteur. Ce dont vous avez besoin ? Des outils indispensables pour avoir un suivi global et détaillé de votre avancement.
Cela passe par :
- Un rétro planning : classez par ordre l’ensemble des tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation de votre projet
- Une checklist “pêle-mêle” des choses auxquelles penser le jour J pour éviter les oublis
- Un canevas pour le jour J : créez un scénario extrêmement précis dans lequel sera indiqué les tâches de chacun, à quel moment... (sur une page word, un fichier excel)
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3) Définir votre budget pour organiser votre événement pro
Cet étape est cruciale car vous devez être en mesure de lister toutes les dépenses que vous souhaitez effectuer ! Cela passe par des “gros” budgets jusqu’aux petites dépenses. Le but est d’avoir une connaissance du coût en budget par personne. Pour être certain de ne rien oublier, reprenez tout ce que venez d’écrire dans votre cahier des charges.
Mais à quoi faut-il penser d’autre ?
- Anticiper une marge d’imprévus : représente 10% à 15% du budget (une casse, un oubli
- Penser au No-show : certaines personnes ayant confirmé leurs présences ne se présenteront pas à l’événement
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4) Sélectionner le lieu et le visiter
Les lieux d’exceptions pour organiser un événement pro ne manquent pas ! Vous souhaitez trouver le meilleur lieu pour marquer les esprits ? Pour faire de votre événement un moment inoubliable, la sélection est l’étape cruciale !
Comment faire le bon choix ? Voici les 6 facteurs à prendre en compte afin de choisir correctement son lieu :
- Adéquation : cohérence avec votre type d’événement
- Proximité : choisir un lieu central
- Accessibilité : facile d’accès en transports en commun, en voiture avec un possibilité de parking
- Capacité d’accueil : proportion d’espace en adéquation avec le nombre d’invités pour qu’il ne soient pas serrés
- Atypique : une touche d’originalité pour étonner vos invités
- Disponibilité : prévoir un délai de réservation de plusieurs mois pour certains lieux
Etablissez une liste précise d’éléments importants sur lesquels se renseigner. Celle-ci comprend: les dispositifs techniques, présence d’un vestiaire, décoration personnalisable …
Votre choix est fait ? Excellente nouvelle ! Il est temps de visiter votre bijou ! En effet, les photos peuvent être parfois trompeuses et vous pourriez avoir bien des surprises ! Ayez une oeil aiguisé et faites une visite complète : extérieur et intérieur.
Si vous avez un besoin technique, assurez-vous que tout fonctionne. Vérifiez le confort du mobilier et évaluez si l’espace disponible est suffisant pour vos invités !
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5) Choisir ses prestataires
Faites appel à des prestataires pour personnaliser votre soirée comme vous le souhaitez. Cela peut passer par un traiteur exceptionnel à l’animation originale et insolite. De quoi rendre vos convives heureux !
En bref, suscitez l’émotion auprès de vos convives. Misez également sur l’innovation ! Un atout indéniable pour marquer les esprits lors de votre événement pro.
Pour vous aidez dans votre sélection, voici 5 règles d’or :
- Demander des recommandations
- Constituer un fichier de contacts propre et complet
- Demander un fichier détaillé
- Négocier !
- Tout mettre par écrit
Votre budget n’est pas suffisant pour un buffet ? Partez sur du “fait maison” si votre événement est de taille moyenne. Une touche personnelle que vous pouvez partager avec vos collègues !
Lire aussi >> Comment répondre à ses objectifs RSE lors d’un événement d’entreprise <<
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6) Communiquer sur l’événement
La date approche à grands pas ! Maximisez vos chances de toucher votre cible via plusieurs canaux ! Tels que : site web, landing page, newsletter, contenu, invitations, partenariats et influencers, relations presse.
Les réseaux sociaux sont d’excellentes sources pour susciter l’intérêt ! À vous de définir les plus pertinents pour votre public. Attention cependant à garder un maximum de cohérence dans votre communication. Pour ce faire, lorsque vous organisez un événement pro, partagez des contenus en adéquation avec le type de support choisi !
Plus vous serez visible auprès de votre cible, plus vous aurez de chances d’atteindre vos objectifs ! Vous l’aurez compris, soyez présent sans trop être insistant !
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7) Préparer le jour-J
Vous attendez ce jour avec impatience, il approche ! Avant le jour-j il est important d’anticiper. Avancez-vous et préparez ce qu’il est possible de faire la veille ! Pour ne pas générer une dose de stresse supplémentaire, créez une checklist des indispensables à ne pas oublier !
Le moment tant attendu est enfin arrivé ! Organiser un événement pro mémorable est le maîtres mots. Vérifiez que tout fonctionne, que le ménage est fait, que vous possédez tous les documents nécessaires …
Soyez donc attentif aux moindres détails. Afin qu’il n’y ait aucun malentendu, établissez un brief clair et complet à vos prestataires. L’ essentiel est que tout soit correctement réalisé dans le temps imparti. Respectez donc le timing pour ne pas être débordé !
Par la suite vous pourrez accueillir vos invités et veiller à leurs conforts en toute sérénité !
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8) Remercier vos invités
Capitalisez sur la durée ! Votre événement se termine en beauté, organiser un événement pro n'a jamais été aussi simple. Voici les 3 règles simples à mettre en place pour assurer l’après de votre événement:
- Remercier : les participants, prestataires, intervenants …
- Partager : des photos, des interviews, des vidéos ...
- Questionner : récoltez de précieuses informations en leur soumettant un questionnaire
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9) Faire le bilan
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Il est temps d’analyser les performances de votre événement ! Soyez attentif sur les résultats en fonction de vos objectifs premiers. Portez une attention particulière sur la gestion de budget, les dépenses, les no-show ...
Afin de maximiser vos chances de réussir votre événement, vous trouverez tous nos conseils détaillés dans notre livre blanc.
Vous avez désormais toutes les clés en mains pour assurer votre événement de A à Z ! Cela vous a donné envie de réaliser votre premier événement ? N’hésitez pas à nous contacter !
