Comme pour tout bon organisateur d’événements, fixer les objectifs de ce dernier s’avère souvent plus compliqué que prévu. Pourtant, négliger cette étape vous assure de passer à côté de vos ambitions et des attentes de vos invités. Trouver un lieu original, réserver un bon traiteur et dégoter une animation surprenante sont autant d’éléments chronophages mais essentiels. Pourtant, il ne s’agit pas de prioriser le comment au détriment du pourquoi.
En effet, c’est en répondant au pourquoi et donc en fixant les objectifs que vous pourrez déterminer où, quand, comment et avec qui. Et non pas l’inverse !
Ne pas perdre de vue la temporalité de son événement
On ne vous apprend rien, l’événementiel, ce n’est pas un long fleuve tranquille ! Reconnaissons pour aujourd’hui trois grandes étapes semblables pour tout événement : l’avant, le pendant et l’après. Et en effet, il serait bien dommage de confondre “satisfaire les invités” et “augmenter les ventes” qui sont deux objectifs rejoignant le même enjeu stratégique mais qui ne demanderont pas les mêmes moyens au même moment !
Différenciez donc vos objectifs en fonction de la temporalité de votre événement, cela vous permettra en plus de déterminer les actions à mettre en place pour chaque objectif en restant exhaustif..
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Procéder avec méthode
Pour vous aider à trouver les objectifs les plus adaptés pour votre événement, pourquoi ne pas suivre le modèle SMART ? A chaque lettre, un attribut que doivent posséder vos objectifs : Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel.
Spécifique : Il peut être tentant de fixer des objectifs au sens large comme “J’aimerais que mon team building soit un moment convivial” mais vous gagnerez à le transformer en objectif tangible sur un élément précis : “J’aimerais que 70% des participants attribuent une bonne note à mon événement via le questionnaire de satisfaction”. Il vous sera ainsi bien plus aisé de trouver les actions à mettre en place.
Mesurable : Un bon objectif est un objectif associé à un indicateur de performance. Citons par exemple le nombre de participants, le nombre de cartes de visite récoltées ou encore le taux de show observé. Sans pouvoir suivre d’indicateur de performance, comment mesurer le succès de votre événement ?
Ambitieux : Il pourrait être également tentant de ne se fixer que des objectifs faciles d’accès. Pourtant, c’est en voulant aller plus loin qu’on finit par y arriver. Vous voulez avoir une retombée presse dans le média le plus influent de votre secteur ? Difficile peut-être, impossible sûrement pas !
Réaliste : Fixer des objectifs ambitieux oui mais encore faut-il que vous puissiez le réaliser. Alors pour procéder simplement, basez-vous sur les indicateurs de performance de vos derniers événements et ajoutez-y une marge de progression proportionnelle à l’effort humain et financier investi.
Temporel : Pour rejoindre notre point précédent sur la temporalité de votre événement, ne perdez pas la chronologie de vue quand il s’agit de fixer vos objectifs ! Pensez notamment à accompagner chaque objectif d’une date limite pour l’atteindre. Imaginons que vous souhaitiez atteindre X inscrits à votre prochaine conférence, indiquez une date limite vous imposera de suivre cet indicateur et de mettre les moyens conséquents en place d’ici à cette date.
Réfléchir à plusieurs
Finalement, si nous avions un dernier conseil à vous donner, on vous dirait bien de réfléchir avec d’autres collègues, pour ne pas dire toutes les parties prenantes. Ne prenez pas le risque de rester focalisé sur vos objectifs métiers. Prenons par exemple un afterwork : l’objectif du/de la directeur.rice marketing pourrait être d’augmenter la notoriété de votre marque et obtenir plus de followers sur les réseaux sociaux. Pour autant, le/la directeur.rice commercial.e aura surement pour volonté d’obtenir de nouveaux contacts à prospecter.
Réfléchir à plusieurs vous aidera ainsi à fixer des objectifs pertinents et exhaustifs et donc tirer le meilleur de votre événement.
Vous l’aurez compris, fixer les bons objectifs de départ lors de l’organisation de votre événement est déterminant pour la suite. Ne négligez pas cette étape et procédez méthodiquement.
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