Organiser un événement se révèle souvent être un challenge pour tout chef de projet. Pourtant, outre le stress qui est souvent inhérent à l’organisation, n’oubliez pas que cela reste une responsabilité pleine de sens. Un événement réussi est le souhait et la finalité espérée par tous !
À juste titre, organiser un événement demande une rigueur et une bonne capacité organisationnelle. Il faut penser à tout et même si les budgets peuvent varier, votre vision doit-être claire et établie.
De plus, une mauvaise communication entre les différents acteurs peut provoquer du stress et une expérience déceptive.
C’est pourquoi votre vision de l’événement et vos relations avec les prestataires se doivent d’être claires et anticipés. De cette façon, la feuille de route doit être élaboré avant même de commencer le gros du travail d’organisation.
Chacun de vos collègues doit connaître son rôle et communiquer auprès des autres en cas de complication. Ainsi, en tant que coordinateur, vous serez plus à même de déléguer et de vous concentrer sur les clients / invités. Pour un événement réussi, une équipe soudée et à l'écoute reste la meilleure combinaison.
Cependant, si vous devez tenir des échéances, ne passez pas à côté de l’expérience qu’organiser un événement représente.
Il arrive d’ailleurs, que plus que les échéances, le pire ennemi de l’organisateur événementiel soit lui-même ! Perfectionniste, scrupuleux et persévérant, sont des qualités qui doivent-être accompagnées de lâcher prise.
1) Un événement planifié et organisé
Pour qu’un événement se passe bien et soit considéré de "réussi", il faut que vous vous sentiez bien. Un organisateur stressé transmettra sa tension à toute l’équipe, aux prestataires et même aux convives.
Pour éviter tout stress, établissez votre cahier des charges : où ? Quand ? Pourquoi ? Comment ? Quel budget ?
Une fois votre projet élaboré, mettez en action votre rétro-planning pour que chaque partie prenante puisse oeuvrer en toute sérénité (réservation du lieu, traiteurs, animations, communication).
>> voir aussi : anticiper son événement : quels sont les bons réflexes ? <<
2) Une expérience d’équipe maximisée
Pour vivre l’expérience organisateur de façon maximisée, la répartition des tâches est importante. C’est un excellent moyen de se décharger mais aussi d’impliquer toute son équipe dans le projet. Un projet d’équipe qui a pris en compte des collaborateurs aura une résonance plus importante et forgera des souvenirs communs.
Côté prestataire, c’est la même chose ! Pour un événement réussi, vous devez faire confiance à vos prestataires et surtout maintenir une bonne communication avec eux durant toutes les étapes de l’organisation.
Enfin, on remarque souvent que l'organisateur ne profite jamais vraiment de l'événement qu’il organise. Pourtant, il existe des services qui permettent de rendre cela possible ou au moins de réduire le stress. Laissez-vous guider par des professionnels si vous en ressentez le besoin !
3) Un sentiment d'accomplissement
Une fois l’événement passé, vous verrez que la sensation est addictive. En effet, loin de rester un mauvais souvenir, pensez au challenge qui s’offre à vous et ce que vous aurez bientôt accompli.
Laissez l’événement retomber et remémorez-vous les rencontres, les victoires, les bonnes surprises et surtout la satisfaction de voir les échanges créés.
Organiser un événement réussi est avant tout une expérience à vivre pleinement, entouré et en prenant le moins de risques possibles. Une fois ces éléments réunis, vous n’avez plus de raison d’angoisser !
Cette article vous a plu ? Vous souhaitez discuter avec nos équipes des étapes de l’organisation d’événement réussi ou simplement trouver un lieu ? Contactez-nous ! Nous nous ferons un plaisir de vous guidez dans l’organisation de votre événement et de tout faire pour que celui-ci soit réussi !