Comment réussir un pot de fin d'année d'entreprise ?

L’essentiel sur le pot de fin d'année

Les fêtes de fin d’année sont des événements très appréciés, que ce soit en famille, entre amis ou même en entreprise, tout est bon pour festoyer ! 

Organiser des pots de fin d'année ou des fêtes de fin d’année peut se révéler compliqué mais il ne faut pas minimiser leurs retombées sur vos salariés. En effet, cela permet de souder ou ressouder les équipes et participe à la bonne ambiance dans l’entreprise. Cet événement est l’occasion parfaite de faire le bilan ou de rencontrer des collaborateurs avec lesquels nous n’avons pas l’habitude d’échanger. 

Les éléments à prendre en compte pour son pot d'entreprise

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte pour organiser LE repas de Noël, voici les points clés essentiels à la bonne réussite d’un pot de fin d’année d’entreprise :

• 1. Définir le type d'événement ainsi que le budget que l’on veut allouer
  2. Trouver le bon lieu
  3. Choisir ses prestataires (traiteurs, animations, décoration…)
  4. Mettre en place une communication efficace
  5. Assurer et profiter le jour J

1. Définir le type d'événement de fin d'année et le budget

Le pot de fin d’année est un moment pour rassembler les troupes et renforcer la cohésion des équipes. Il est donc important de bien définir le format de votre événement. 

Pour un pot de fin d’année, nous pouvons vous conseiller plusieurs formats :

• Le cocktail : Le cocktail dinatoire ne finit souvent pas très tard et peut commencer à la fin de la journée de travail. 
• Le repas de noël : Il peut tout à fait se faire entre midi et deux pour ne pas empiéter sur le temps de travail ou bien sous forme de dîner à la fin de la journée. 
• L’ afterwork : il promet une ambiance festive et conviviale et permet de développer la cohésion d’équipe. Faites tout de même attention à la consommation d’alcool.
• Le team building : il peut être organisé de façon à coller à votre événement de fin d’année. Pourquoi ne pas organiser un cours de cuisine pour préparer des mets de noël tous ensemble ? 

Vous pouvez tout à fait organiser un événement qui combinera plusieurs formats comme un afterwork qui continuera sur un dîner.

Le budget est également un élément important, d’autant plus lorsqu'il s'agit d'un événement de saison où la partie traiteur peut coûter assez cher - foie gras, huîtres, champagne - si l’on choisit des mets d’exception. 

Outre la localisation, le traiteur et l'animation, il ne faut pas négliger des dépenses qui pourraient être oubliées ! La décoration est un sujet important et surtout quand vous organisez une fête de fin d’année (des fleurs, de la décoration de noël et pourquoi pas un sapin !)

Prévoyez un budget qui correspond à la taille de l’événement que vous voulez organiser mais surtout faites-le pour vos employés !

2. Le lieu du pot de fin d'année

Avant toute chose, il faut définir ses envies et surtout choisir un lieu qui pourra accueillir tous les collaborateurs participant à cet événement. 

Afin de trouver le lieu adéquat, plusieurs critères sont à prendre en compte : l’accessibilité, la proximité avec les locaux de l’entreprise et l’adéquation avec l’image de la marque/ de l’entreprise. 

Vous pouvez choisir la facilité et organiser votre pot de fin d’année sur votre lieu de travail. Mais pour une soirée inoubliable, optez pour un rooftop proche de votre lieu de travail ou un appartement vintage et hors du commun créera la surprise chez vos convives et les mettra dans de bonnes conditions pour passer une bonne soirée de fin d’année. Et si vous souhaitez de l’originalité, vous pouvez même faire des folies pour l’occasion et louer un cabaret !

>> Voir aussi : Les lieux de Noël <<

3. Le choix des prestataires 

Un autre point important : le choix d’un traiteur qui correspond à votre événement. Un dîner assis ? Un buffet avec des pièces de cocktails ? Le choix peut paraître compliqué au premier abord mais après s’être posé quelques questions il deviendra plus simple. Deux questions s'imposent : le budget et le nombre de personnes participant à l’événement. Sans surprise, un dîner coûtera plus cher si le nombre de convives est important.

Vous devez également faire votre choix en fonction de la période et du thème de la soirée. Ici, nous allons préférer des menus avec des mets qui sont habituellement servis lors des fêtes de fin d’année.

Voici quelques idées :

• Un repas par un Chef de “Top Chef”
• Un cocktail créatif
• Un atelier dégustations mets & vins

>> Lire aussi : Noël, un événement gourmand <<

Vous avez votre lieu et votre traiteur ? Place à la fête ! Il est important de prévoir des animations, qu’elles soient culinaires ou simplement divertissantes pour vos convives. Vous pouvez tout d’abord commencer par une animation musicale : un DJ, un pianiste… les choix sont multiples ! 

Une animation participative peut également être une bonne idée pour renforcer et fédérer l’équipe, comme une table de casino ou une borne photo pour laisser des souvenirs. 

Quelques idées supplémentaires : 

• Le sapin de Noël
• Le bar à gauffres
• Des bouquets chics pour une jolie décoration du lieu choisi

4. La communication et les invitations au pot de fin d'année : 

Ça y est, vous êtes presque prêt ! Le lieu est booké, le traiteur réservé et le DJ est dans les starting-block. Il ne vous reste plus qu’à envoyer les invitations mais ce n’est pas tout…!

La communication pour ce type d’événement est très importante. Ce n’est pas parce que  l’événement ne s’adresse qu’aux équipes internes qu’il faut négliger cette partie. Vous devez tout d’abord faire le choix de l’invitation : papier ou email ? 

Une fois ce choix fait, n’oubliez surtout pas d’envoyer un “save the date” pour que personne n’oublie cette soirée qui promet d’être mémorable. 

En plus de l’invitation, vous pouvez tout à fait poster des rappels ou des articles concernant la soirée sur le site internet de votre entreprise. Vous pouvez ainsi donner un maximum d’informations telles que le la date, l’horaire, le lieu, le code vestimentaire etc..). Pensez également à demander une réponse en retour afin de comptabiliser le nombre d’invités. 

5. Assurer et profiter

Vous êtes l’organisateur de la soirée ? Tout est réservé et vous êtes stressé avant le grand jour ? 24h avant le début de la soirée, il faut vous avancez au maximum sur les derniers préparatifs, faites une checklist et surtout détendez-vous !

Derniers conseils : l’accueil est très important, le sourire, une courte attente feront la différence. Le confort des invités est également PRI-MOR-DIAL ! Terminez par remercier, un pot de fin d’année est organisé pour se détendre et mettre en valeur le travail effectué tout au long de l’année. 

Vous êtes fin prêt pour organiser l’événement de fin d’année de votre entreprise ! N’hésitez pas à nous contacter pour déposer votre brief.