Le 29 octobre 2024, nous avons eu le plaisir de participer à la 9ᵉ édition de l’OM Summit. Cet événement de référence dans le monde des Office Managers a rassemblé des professionnels du secteur pour des échanges riches et inspirants.
Spoiler alert : on a adoré ! Mais notre rôle ne s'est pas limité à celui de simples spectateurs. Nous avons eu la chance d’animer un atelier sur un thème qui nous tient à cœur : Les 10 plus grandes erreurs à éviter en organisation d’événements.
L'OM Summit est l'un des rendez-vous annuels les plus attendus pour les Office Manager. Ce n’était pas qu’un moment de business et de networking ; c’était aussi l'occasion de tisser des liens, d’échanger des idées, et de se projeter vers de nouveaux projets.
Nous avions un objectif clair : apporter notre pierre à l’édifice en partageant notre expertise dans la gestion d’événements ! Pour ceux qui n’ont pas pu y assister (pas d'inquiétude, on ne vous en veut pas trop), voici un petit récapitulatif de l'atelier que nous avons animé.
Lors de l’OM Summit 2024, nous avons eu l'opportunité d’animer un atelier autour des 10 erreurs les plus fréquentes en organisation d’événements. Vous savez, ces petites coquilles qui semblent inoffensives sur le moment, mais qui peuvent ruiner des mois de préparation...
Tout commence par une question de timing ! Si votre événement n'est pas bien calé dans les agendas, c'est l'assurance de nombreux no-shows. Pour éviter ce drame, la première étape est de vérifier les disponibilités de vos invités et d’éviter les périodes concurrentielles (parce que personne n'a envie de choisir entre votre soirée et le match de foot France-Brésil).
Un brief mal conçu peut être aussi nocif qu’un mauvais timing. Trop vague, il laisse libre cours à l’interprétation, trop restrictif, il bride la créativité. L’idée est donc de trouver le juste milieu pour permettre à vos partenaires d’avoir une bonne marge de manœuvre, en s’assurant que votre vision est respectée. Un brief bien fait, c’est un peu comme une bonne recette de cuisine : il faut être précis, mais laisser de la place à l'improvisation du chef ! Et pour atteindre cet équilibre, rien de mieux qu’une checklist bien pensée. Elle permet de s’assurer que tous les éléments essentiels sont couverts.
Ce n'est un secret pour personne, en événementiel, tout tourne autour du budget. On a bien souvent tendance à sous-estimer certains coûts et à omettre des dépenses qui peuvent pourtant s’accumuler rapidement. Conseil de pro : toujours ajouter 10 % pour les imprévus, ça sauve des vies (et des événements) !
On ne le répétera jamais assez, un lieu doit être en adéquation avec le public et le type d’événement. Pour éviter de créer des situations inconfortables, il est essentiel de choisir un endroit en accord avec votre audience. Si le lieu est trop grand ou trop petit, l'effet sur vos invités peut vite tourner à la catastrophe. Alors oui, un château, c'est classe, mais est-ce vraiment nécessaire pour une réunion de dix personnes ?
Le cœur (ou plutôt l’estomac) de vos invités doit être bien traité ! Un mauvais choix de traiteur, des portions insuffisantes ou un menu mal adapté aux préférences alimentaires peuvent gâcher l'expérience. Il vaut mieux prévoir trop que pas assez, et s’assurer de proposer des options pour tous (végétariens, sans gluten, etc.).
L’ambiance est le secret pour marquer les esprits. Photobooths, musique live, animations originales comme des magiciens ou des bars à cocktails peuvent transformer un événement banal en expérience mémorable. L’atmosphère créée est ce qui restera gravé dans l’esprit de vos invités, alors ne la négligez pas.
Un bon événement repose sur des équipes compétentes. Il est facile d'oublier de prévoir suffisamment de personnel pour gérer l'accueil, la sécurité, le service ou la coordination. Pire encore, omettre de briefer correctement votre équipe peut conduire à des ratés opérationnels le jour J. La clé, c'est un bon briefing !
Rien de plus effrayant qu’un écran noir alors que tout le monde attend votre présentation. Le matériel technique est souvent sous-estimé ou mal préparé. Assurez-vous de tester tous les équipements en amont, d’avoir une équipe technique disponible, et surtout, une trousse de secours avec des adaptateurs, câbles, etc. On ne sait jamais !
L'événementiel, c'est l'art de l'imprévu ! La pluie lors d’un événement extérieur, un invité VIP en retard, un prestataire qui annule à la dernière minute... Tout peut arriver. Mais l’important, c'est de prévoir des plans de secours et de rester flexible. Plus vous anticipez, plus vous êtes armé pour gérer le stress du jour J avec le sourire.
L'erreur finale ? Penser qu’un événement se termine quand les derniers invités quittent la salle. Le post-événement est crucial : remercier vos partenaires, partager des contenus (photos, vidéos) et surtout, analyser les retombées (participation, ROI, satisfaction) pour améliorer vos prochains événements !
Qu'est-ce que la méthode BLAST, vous demandez-vous ? Ce n’est rien de moins que la clef de la réussite de vos événements ! Voici ce que cela signifie :
La méthode BLAST, c'est simple, efficace et surtout, elle vous aide à ne rien oublier !
Nous savons que planifier un événement peut être stressant et que les erreurs sont fréquentes, même pour les plus expérimentés. Nous avons donc compilé notre savoir-faire dans un Guide Pratique de l'Organisation d'Événements.
Dans ce guide, nous partageons en détail toutes les astuces, les outils et les conseils pratiques issus de notre expertise pour organiser des événements sans accroc. Avec ce guide en poche, vous serez armé pour affronter les imprévus et faire briller chaque projet.
Et parce qu'un événement réussi demande une vraie préparation, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape du processus : du concept initial à la réalisation sur le terrain. Nous donnerons vie à vos idées pour en faire un succès mémorable le jour J.
Contactez-nous dès maintenant pour planifier votre prochain événement !