Le 29 octobre 2024, nous avons eu le plaisir de participer à la 9ᵉ édition de l’OM Summit. Cet événement de référence dans le monde des Office Managers a rassemblé des professionnels du secteur pour des échanges riches et inspirants.
Spoiler alert : on a adoré ! Mais notre rôle ne s'est pas limité à celui de simples spectateurs. Nous avons eu la chance d’animer un atelier sur un thème qui nous tient à cœur : Les 10 plus grandes erreurs à éviter en organisation d’événements.
L'OM Summit est l'un des rendez-vous annuels les plus attendus pour les Office Manager. Ce n’était pas qu’un moment de business et de networking ; c’était aussi l'occasion de tisser des liens, d’échanger des idées, et de se projeter vers de nouveaux projets.
Nous avions un objectif clair : apporter notre pierre à l’édifice en partageant notre expertise dans la gestion d’événements ! Pour ceux qui n’ont pas pu y assister (pas d'inquiétude, on ne vous en veut pas trop), voici un petit récapitulatif de l'atelier que nous avons animé.
Les 10 plus grandes erreurs en organisation d’événements : bonnes pratiques et check-list.
Lors de l’OM Summit 2024, nous avons eu l'opportunité d’animer un atelier autour des 10 erreurs les plus fréquentes en organisation d’événements. Vous savez, ces petites coquilles qui semblent inoffensives sur le moment, mais qui peuvent ruiner des mois de préparation...
Erreur n°1 : Le mauvais timing
Tout commence par une question de timing ! Si votre événement n'est pas bien calé dans les agendas, c'est l'assurance de nombreux no-shows. Pour éviter ce drame, la première étape est de vérifier les disponibilités de vos invités et d’éviter les périodes concurrentielles (parce que personne n'a envie de choisir entre votre soirée et le match de foot France-Brésil).
Erreur n°2 : Un brief trop vague... ou trop restrictif !
Un brief mal conçu peut être aussi nocif qu’un mauvais timing. Trop vague, il laisse libre cours à l’interprétation, trop restrictif, il bride la créativité. L’idée est donc de trouver le juste milieu pour permettre à vos partenaires d’avoir une bonne marge de manœuvre, en s’assurant que votre vision est respectée. Un brief bien fait, c’est un peu comme une bonne recette de cuisine : il faut être précis, mais laisser de la place à l'improvisation du chef ! Et pour atteindre cet équilibre, rien de mieux qu’une checklist bien pensée. Elle permet de s’assurer que tous les éléments essentiels sont couverts.
-2.png?width=800&height=450&name=Design%20sans%20titre%20(1)-2.png)
Erreur n°3 : Un budget mal calibré
Ce n'est un secret pour personne, en événementiel, tout tourne autour du budget. On a bien souvent tendance à sous-estimer certains coûts et à omettre des dépenses qui peuvent pourtant s’accumuler rapidement. Conseil de pro : toujours ajouter 10 % pour les imprévus, ça sauve des vies (et des événements) !
.png?width=600&height=515&name=Copie%20de%20EBOOK%20-%20Petits%20Guides%20(3).png)
Le nerf de la guerre
Erreur n°4 : le lieu inadapté
On ne le répétera jamais assez, un lieu doit être en adéquation avec le public et le type d’événement. Pour éviter de créer des situations inconfortables, il est essentiel de choisir un endroit en accord avec votre audience. Si le lieu est trop grand ou trop petit, l'effet sur vos invités peut vite tourner à la catastrophe. Alors oui, un château, c'est classe, mais est-ce vraiment nécessaire pour une réunion de dix personnes ?
.png?width=600&height=515&name=Copie%20de%20EBOOK%20-%20Petits%20Guides%20(4).png)
L'écrin de votre événement
Erreur n°5 : sous-estimer le catering
Le cœur (ou plutôt l’estomac) de vos invités doit être bien traité ! Un mauvais choix de traiteur, des portions insuffisantes ou un menu mal adapté aux préférences alimentaires peuvent gâcher l'expérience. Il vaut mieux prévoir trop que pas assez, et s’assurer de proposer des options pour tous (végétariens, sans gluten, etc.).
.png?width=800&height=450&name=Design%20sans%20titre%20(2).png)
Erreur n°6 : Oublier l’ambiance
L’ambiance est le secret pour marquer les esprits. Photobooths, musique live, animations originales comme des magiciens ou des bars à cocktails peuvent transformer un événement banal en expérience mémorable. L’atmosphère créée est ce qui restera gravé dans l’esprit de vos invités, alors ne la négligez pas.
.png?width=600&height=515&name=Copie%20de%20EBOOK%20-%20Petits%20Guides%20(5).png)
Créer l'univers de votre événement
Le professionnel de l’événementiel sait avant tout bien s’entourer. Du traiteur au photographe, en passant par le barman, l'accueil, le régisseur… votre succès repose sur de nombreux interlocuteurs !
Erreur n°7 : sous-estimer le personnel
Un bon événement repose sur des équipes compétentes. Il est facile d'oublier de prévoir suffisamment de personnel pour gérer l'accueil, la sécurité, le service ou la coordination. Pire encore, omettre de briefer correctement votre équipe peut conduire à des ratés opérationnels le jour J. La clé, c'est un bon briefing !
Erreur n°8 : l’écran noir du diapo...
Rien de plus effrayant qu’un écran noir alors que tout le monde attend votre présentation. Le matériel technique est souvent sous-estimé ou mal préparé. Assurez-vous de tester tous les équipements en amont, d’avoir une équipe technique disponible, et surtout, une trousse de secours avec des adaptateurs, câbles, etc. On ne sait jamais !
Erreur n°9 : sous-estimer l’imprévu
L'événementiel, c'est l'art de l'imprévu ! La pluie lors d’un événement extérieur, un invité VIP en retard, un prestataire qui annule à la dernière minute... Tout peut arriver. Mais l’important, c'est de prévoir des plans de secours et de rester flexible. Plus vous anticipez, plus vous êtes armé pour gérer le stress du jour J avec le sourire.
.png?width=600&height=515&name=Copie%20de%20EBOOK%20-%20Petits%20Guides%20(6).png)
Gérer le déroulé de votre événement
Comment font les professionnels de l’événementiel pour ne pas se perdre parmi la multitude d’éléments à gérer ce jour-là ? Que faut-il anticiper pour que tout se déroule dans les meilleures conditions ? Suivez le guide !
Erreur n°10 : oublier le post-événement
L'erreur finale ? Penser qu’un événement se termine quand les derniers invités quittent la salle. Le post-événement est crucial : remercier vos partenaires, partager des contenus (photos, vidéos) et surtout, analyser les retombées (participation, ROI, satisfaction) pour améliorer vos prochains événements !
La méthode BLAST : votre alliée pour des événements sans accroc
Qu'est-ce que la méthode BLAST, vous demandez-vous ? Ce n’est rien de moins que la clef de la réussite de vos événements ! Voici ce que cela signifie :
- B pour Budget : La base de tout événement, définissez la taille et l'ambition de votre projet. Un budget bien géré permet de respirer jusqu'à la fin.
- L pour Lieu : Le visage de votre événement. Le lieu parfait ne doit pas seulement être beau, mais aussi pratique et accessible.
- A pour Animation : Le cœur de votre événement. Une bonne animation garantit des moments mémorables (et des invités heureux).
- S pour Staff : Les bras qui portent votre événement. Assurez-vous d’avoir l’équipe qu’il faut pour accompagner chaque étape.
- T pour Traiteur : L’estomac de votre événement ! Un bon traiteur, c’est l’assurance que vos invités repartiront avec de bons souvenirs… et le ventre plein.
La méthode BLAST, c'est simple, efficace et surtout, elle vous aide à ne rien oublier !
Un guide pratique pour organiser des événements réussis
Nous savons que planifier un événement peut être stressant et que les erreurs sont fréquentes, même pour les plus expérimentés. Nous avons donc compilé notre savoir-faire dans un Guide Pratique de l'Organisation d'Événements.
Dans ce guide, nous partageons en détail toutes les astuces, les outils et les conseils pratiques issus de notre expertise pour organiser des événements sans accroc. Avec ce guide en poche, vous serez armé pour affronter les imprévus et faire briller chaque projet.
.png?width=600&height=515&name=Copie%20de%20EBOOK%20-%20Petits%20Guides%20(2).png)
Organisez un événement de A à Z !
Et parce qu'un événement réussi demande une vraie préparation, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape du processus : du concept initial à la réalisation sur le terrain. Nous donnerons vie à vos idées pour en faire un succès mémorable le jour J.
Contactez-nous dès maintenant pour planifier votre prochain événement !