7 règles pour un événement vert ou éco-responsable réussi

Événement vert, événement écoresponsable, événement écologique… Vous n’avez pas pu passer à côté de la montée en puissance de l’écologie et du développement durable.
Mais l’organisation d’un événement est complexe. Surtout quand toutes ses dimensions, le transport, la nourriture, les bâtiments peuvent avoir un impact environnemental.
Organiser votre événement écoresponsable n’est donc pas facile…

C’est pour cela que nous vous proposons aujourd’hui 7 règles à suivre pour organiser votre événement écoresponsable !

Qu’est-ce qu’un événement vert ou événement éco-responsable ? Comment l'organiser ?

1. Cherchez les bons partenaires grâce aux labels 

Pour organiser un événement écoresponsable facilement, vous pouvez commencer par choisir des partenaires qui ont le même but durable et écologique. 
Lorsque vous contactez des prestataires pour vos réunions et événements, posez des questions approfondies sur leurs pratiques.
Demandez s' ils utilisent des produits locaux, si leur bâtiment respecte les normes d’isolation, si le site est géré durablement.
La présence de mobilier responsable peut vous aider à faire votre choix par exemple.
Pour aller plus vite, vous pouvez vérifier s’ils disposent des labels qui garantissent leur engagement pour le développement durable.

• Green Globe : label reconnu par l’organisation mondiale du tourisme, elle s’applique à l’hébergement, la restauration, les transports… Avec plus de 40 critères fondamentaux concernant l’eau, les gaz à effet de serre, la gestion des déchets et du bruit,  avec 337 indicateurs de conformité, ce label est une valeur sûre.
• Événement éco-engagé : ce label se fait par auto-diagnostic. Mais s’il est fait consciencieusement, il comprend 34 leviers pour être plus durable et une centaine d’engagements à respecter.
• Iso 20121 : c’est une norme internationale créée en 2012 lors des Jeux Olympiques de Londres. Elle concerne le management des événements et notamment les organisateurs d’événements et donne des objectifs concrets à mettre en place. Son expansion la rend facilement identifiable.

Vous trouverez d’autres labels moins répandus comme APEX/ASTM ou le programme GreenLeaders ou Ecoleaders de TripAdvisor qui garantit qu’un hôtel pratique le recyclage, utilise des produits locaux ou propose des stations de recharge pour les voitures électriques.

Green Globe : label reconnu par l’organisation mondiale du tourisme, elle s’applique à l’hébergement, la restauration, les transports… Avec plus de 40 critères fondamentaux concernant l’eau, les gaz à effet de serre, la gestion des déchets et du bruit,  avec 337 indicateurs de conformité, ce label est une valeur sûre.

2. Choisissez des destinations vertes

Si vous choisissez de prendre en charge l’organisation de votre événement, le choix le plus impactant que vous pouvez faire est de choisir un site géré de manière écologique dans le respect de son environnement naturel.
Pour choisir un lieu approprié, vous devez le choisir en respectant plusieurs critères.

Le premier, c’est d’identifier clairement votre objectif.

Si vous voulez organiser un événement off site pour faire la fête, choisissez un site urbain, accessible facilement et plus pratique que si vous voulez organiser un team building ou définir de nouveaux objectifs avec votre équipe.
Dans le premier cas, vous irez plutôt dans un centre de convention ou un hôtel de grande ville, dans l’autre vous pourrez choisir un environnement plus naturel.

Aujourd’hui, de plus en plus de villes et d’entreprises événementielles ont des services de RSE. Vous aurez donc de l’aide pour trouver un lieu qui correspond à vos besoins tout en respectant votre objectif durable.
Attention, ne sacrifiez pas la praticité de votre événement vert.

Le but des pratiques durables c’est de vous engager à choisir les solutions les moins polluantes. Vous n’avez pas besoin de convertir toute votre entreprise aux toilettes sèches ou à la douche à l’eau froide !
Cherchez le meilleur compromis entre un lieu pratique qui répond à votre besoin et un lieu responsable.

3. Pensez pratique… et proximité !

Vous devez penser à deux points en organisant votre événement : la distance entre votre entreprise habituelle et le site que vous choisissez, et la distance entre le site, la gare la plus proche et l’hôtel et les restaurants.

Cette distance joue un grand rôle car tous les trajets que vous effectuez augmentent l’empreinte carbone de votre événement. Plus les sites que vous avez choisi sont proches les uns des autres, plus vous limitez votre impact.

C’était un des points clefs de la polémique sur l’organisation de l’épreuve de surf aux JO de Paris 2024 : Lacanau ou Tahiti, qui pollue le plus ? 
Lorsque vous choisissez un lieu, privilégiez un site le plus proche possible de votre entreprise.

Si le site que vous avez choisi est à proximité, vous permettrez à vos salariés de s’y rendre grâce aux mobilités douces comme le vélo ou la trottinette électrique. Votre impact serait donc extrêmement limité !
Le meilleur moyen d’organiser un événement vert sera bien sûr de pouvoir vous rendre sur le site à pied, ou de choisir un site accessible à pied depuis la gare et l’hôtel.

Si vous choisissez un site éloigné de votre entreprise, privilégiez un site accessible en train. Le train est le moyen de transport qui a le moins d’impact direct sur l’atmosphère.
Vous travaillez dans une métropole ? Choisissez un site accessible en RER ou en TER. Ce sera pratique pour vos salariés et vous ferez des économies pour le déplacement !

4. Si besoin mettez en place un transport de groupe

Si vous n’avez réussi à remplir le critère de proximité, rien n’est perdu. 
Vous pouvez choisir des modes de transport responsables. N’abandonnez pas pour autant le transport responsable.

Vous pouvez mettre en place un bus ou des navettes qui roulent avec du gaz naturel, pour transporter tous vos salariés en même temps et limiter l’impact de votre trajet.

Si c’est impossible, encouragez vos salariés à utiliser le covoiturage. C’est la solution la plus efficace puisqu’il est peu probable que tous vos salariés puissent voyager grâce au train.
Proposez-leur de s’inscrire sur un service de covoiturage comme Blablacar, ou diffusez dans votre entreprise des annonces de chaque participant. Vous pouvez mettre à profit vos réseaux sociaux d’entreprise, vos discussions d’équipes, etc.

Une dernière solution s’offre à vous si vous organisez un événement de très grande ampleur.
Si vous prévoyez un afflux massif de voyageurs, vous pouvez échanger avec les transports publics pour demander la présence de trains ou de bus supplémentaires.
C’est le cas par exemple lors d’événements majeurs comme la Japan Expo à Villepinte, ou tous les matchs de l'Équipe de France au Stade de France.

5. Réduisez au maximum la consommation d’énergie et les déchets

L’organisation d’un événement d’entreprise génère de nombreux déchets. Aujourd’hui, vous pouvez les gérer facilement.

Lors de la phase de préparation de votre événement, diminuez au maximum votre consommation de papier.
Plutôt qu’écrire de nombreux post-its et des to-do lists à rallonge, utilisez un outil en ligne pour planifier l’organisation de votre événement. 
De nombreux outils existent. Vous pouvez utiliser Monday.com, Basecamp ou Freedcamp si vous êtes prêt à investir de l’argent.
Mais vous trouverez aussi des logiciels simples avec des versions gratuites comme Trello et Asana. Partager ces logiciels avec vos prestataires vous permettra de suivre le projet sans gaspiller de papiers.

Vous devrez ensuite envoyer les invitations à vos salariés. Pour limiter votre consommation de papier, envoyez des invitations par e-mail ou via la suite Google.
N’hésitez pas à relancer en envoyant d’autres mails après quelques jours pour être certain que vos équipes ont bien reçu le message.

Pour être encore plus efficace, vous pouvez aussi distribuer des billets électroniques via des applications comme Eventbrite. Grâce à ce site, vos salariés auront leur billet directement sur téléphone et cela vous fera économiser autant de papier.
Évidemment, vous aurez des difficultés à organiser un événement sans aucun support papier. Mais vous pouvez suivre des règles simples pour économiser l’encre et la quantité de papier nécessaires pour les réaliser.

Premièrement, essayez autant que possible d’utiliser des supports digitaux. Lorsque l’événement se termine, vous pouvez envoyer par mail aux participants les points clefs de l’événement et les photos.

Ensuite, si vous tenez à imprimer des supports papiers, respectez les règles de l’éco-conception. Vous pourrez diminuer votre usage d’encre de 30 à 40%.

• Réduisez la taille de vos supports papiers.
• Privilégiez les fonds blancs, qui ne consomment pas d’encre. Supprimez le fond de vos photos.
• Imprimez en recto-verso et ne notez que l'essentiel. 

6. Choisissez de la nourriture et des boissons durables

D’après la FAO, l’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’Agriculture, un tiers de la production alimentaire mondiale est gaspillée. Pourtant, la chaîne alimentaire mondiale pèse pour près d’un tiers des émissions de gaz carbonique. Vous devez donc limiter au maximum le gaspillage alimentaire et l’impact de la nourriture lors de votre événement.

Meegan Jones, auteure d’un guide pratique sur l’organisation d’événements responsables, a une astuce pour trouver la bonne quantité de nourriture à proposer.
Elle recommande d’estimer le volume de nourriture requis selon le nombre de participants, mais aussi selon le type d’événement (en matinée ? en soirée ?) et surtout selon les activités et les temps morts.

Si votre événement dure toute la matinée et que vous enchaînez deux conférences assez longues, vos participants ne consommeront pas beaucoup à manger.
A l’inverse, si votre événement est informel et que vos participants participent librement à des ateliers rapides, vous devrez proposer une plus grande quantité de nourriture.

Pour réduire l’impact écologique de la nourriture que vous proposez, vous pouvez agir sur trois facteurs. 

• Choisissez des produits de saison et des produits locaux, si vous organisez vous-même l’événement. Si vous avez recours à un traiteur ou si vous allez dans un restaurant, assurez-vous que les produits sont en majorité produits localement.
• Privilégiez les viandes blanches et le poisson bio, dont la production génère moins de gaz à effet de serre.
• Utilisez des produits locaux comme cadeaux, plutôt que de faire fabriquer des petits goodies en platique qui seront inévitablement jetés.
• La deuxième question que vous devez vous poser concerne l’utilisation des denrées alimentaires lors de votre événement.
• Les cuisiniers du site ont-ils du compost pour réutiliser les épluchures de légumes ?
• Le compost est particulièrement efficace pour aider vos plantes d'intérieur à pousser !
• Où vont finir les déchets alimentaires ?
• Il vous restera forcément de la nourriture à la fin de l’événement. Vous avez deux possibilités :
• Soit vous proposez des doggy bags pour que vos salariés puissent emporter la nourriture. Cela limitera le gaspillage.
• Soit vous pouvez garder les denrées qu’il reste et les offrir à une association caritative locale.

7. Recyclez, réutilisez !

Renseignez vous sur les pratiques de tri sélectif du site que vous choisissez. Trient-ils leurs déchets ? La municipalité encourage-t-elle vraiment le tri ?

Pour sensibiliser vos employés à la cause écologique, mettez des bennes séparées pour chaque type de déchet.
Vous trouverez facilement des poubelles qui séparent le papier, le verre, le plastique, l’aluminium et les déchets organiques sur internet, s’il n’y en a pas sur le site.

Réutilisez le matériel qui vous reste sur les bras.
Gardez les fournitures pour votre entreprise, ce qui limitera vos coûts lors de vos prochaines commandes. Si vous avez déjà ce qu’il faut dans vos locaux, faites des dons aux associations locales. Les cahiers de notes, les stylos sont des fournitures recherchées à l’approche de la rentrée scolaire.
Même conseil pour la nourriture : faites des dons avec les denrées que vous n’avez pas consommées. Les associations en ont toujours besoin. Contactez la mairie et le responsable des projets associatifs vous conduira aux bons interlocuteurs.

Privilégiez au maximum le matériel réutilisable : de la vaisselle en métal, des nappes en tissu, des couverts en métal.
Si c’est trop compliqué, choisissez du matériel en papier et en carton recyclé. Vous pouvez utiliser ces matières pour la vaisselle, mais aussi pour vos flyers, vos affiches et vos kakémonos.

Enfin, last but not least : débarrassez-vous des bouteilles en plastique.
Vous pouvez proposer des pichets d’eau avec de l’eau du robinet. Mettez-la au réfrigérateur avant de servir, et personne ne se rendra compte qu’il s’agit d’eau du robinet.  
Ce conseil vaut pour la France, où l’eau du robinet est sans danger. Faites attention si vous êtes dans un autre pays !

Conseil Bonus : ne visez pas l’événement parfait

Vous ne pourrez pas respecter TOUTES les règles du développement durable en organisant votre événement.
N’allez pas trop loin dans vos efforts pour organiser un événement durable. Vous risquez de perdre de l’argent, de perdre du temps de préparation et finalement d’abandonner votre objectif durable pour les événements suivants.
L’essentiel, c’est que vous fassiez au mieux pour réduire votre impact, même si votre événement n’est pas parfait !

Contactez-nous pour planifier votre événement sur-mesure dans un de nos espaces partenaires qui pourra vous aider à organiser un événement vert ou écoresponsable !

Cet article vous a plu ? Si vous souhaitez organiser votre événement, n’hésitez pas à contacter notre équipe