Tips pour votre soirée d'entreprise de l'été

L'été approche et la température monte vite. Avec, l'occasion parfaite de célébrer les succès de votre entreprise lors d'une soirée d'été inoubliable se dessine. Chaque entreprise aborde la question à sa manière : il y a celles qui préfèrent organiser une fête décontractée en plein air et d'autres qui rêvent d'une soirée chic dans un lieu élégant. Dans tous les cas, une planification minutieuse est essentielle pour garantir le succès de votre événement d'entreprise estival.

En tant que spécialistes de l'organisation d'événements, SnapEvent est là pour vous guider grâce à ces quelques conseils incontournables pour organiser une soirée d'entreprise réussie cet été.

Nos conseils pour organiser une soirée d'entreprise estivale mémorable

1. Un lieu baigné de soleil

Le choix du lieu est crucial pour créer l'ambiance parfaite lors de votre soirée d'entreprise estivale. Optez pour un lieu qui correspond à l'atmosphère que vous souhaitez créer, qu'il s'agisse d'un monument historique, d'un jardin verdoyant ou d'un rooftop avec vue sur la ville. 

Consultez notre dernier article Summer Party à Paris : Nos Paradis Perchés pour vous familiariser avec notre sélection des rooftops incontournables de la capitale.

Dès cette sélection, quelques critères sont à ne pas négliger. Assurez-vous avant tout que le lieu offre suffisamment d'espace pour accueillir confortablement tous vos invités. Au-delà des normes de sécurité que le contraire enfreindrait, il est particulièrement apprécié en été d'avoir suffisamment d'espace pour respirer.

Deuxième point essentiel : la technique. Les soirées d'été sont bien souvent les plus festives qu'organisent les entreprises au fil de l'année, ce sont donc généralement ces événements qui demandent des capacités techniques plus avancées. Nombre de nos lieux répondent parfaitement à ces besoins, habitués à l'organisation d'événements en extérieur, avec des offices traiteurs à installer dedans et dehors, des espaces et des ressources à fournir aux animations, ainsi que des besoins audiovisuels régulièrement importants.

Afin d'anticiper tout imprévu, et de connaître les possibilités exactes qu'offrent nos lieux, n'hésitez pas à consulter nos chefs de projets qui sauront vous conseiller efficacement tant sur la capacité d'accueil que les possibilités techniques et, au besoin, vous faire visiter le lieu afin de vous projeter au mieux.

2. Animez votre événement

Animez votre soirée d'entreprise estivale avec des activités divertissantes qui encouragent l'interaction entre les invités. Le soleil, les journées rallongées et la bonne humeur qui règnent à cette période de l'année sont propices aux échanges informels, à la création de lien, et aux moments de détente entre collaborateurs.

Votre événement d'entreprise d'été peut prendre la forme d'un afterwork XXL, d'une journée en extérieur ou d'une soirée de gala. Quelle que soit sa forme, il est important qu'il favorise les échanges, l'amusement et la célébration des réussites du reste de l'année. Pour y arriver, choisissez plutôt des activités collaboratives avec des équipes qui peuvent changer d'une animation à l'autre pour éviter l'effet de silo et varier les échanges.

Des jeux de plage comme le beach-volley, des olympiades, des concours de barbecue ou des cours de cocktail peuvent ajouter une touche ludique à votre événement. N'oubliez pas d'inclure également des activités plus détendues pour ceux qui préfèrent simplement profiter de la musique et de la compagnie. Parcourez notre sélection d'animations en tous genres pour vous faire une idée et profitez de l'expertise de nos équipes pour créer un événement d'été inoubliable.

3. Dégustez une cuisine estivale délicieuse

Salades de fruits (jolies, jolies), grillades "à l'ancienne" ou végétariennes, produits frais et rafraîchissants... La nourriture est un élément clé de toute soirée d'entreprise estivale réussie. Optez pour un menu estival léger et exotique, mettant en vedette des plats originaux et colorés qui célèbrent la saison.

En été, la cuisine se déguste sur le pouce, en cocktail déambulatoire ou au buffet. Laissez vos convives aller et venir, cela encouragera les rencontres et l'exploration du lieu que vous aurez choisi et qu'il est important de valoriser ! Le secret des soirées estivales réussies, authentiques et dynamiques, est d'insuffler une ambiance digne de festival dans l'organisation de la soirée : cela passe aussi par la façon dont la nourriture est présentée...

Des stations de cuisine en direct, proposant des grillades, des salades fraîches, des fruits de mer et des desserts glacés, voire même des foodtrucks ou des stands de nourriture différenciés peuvent ajouter une dimension interactive à votre événement, permettant aux invités de personnaliser leurs repas selon leurs préférences, de goûter différentes cuisines et d'échanger sur leurs préférences.

Bien évidemment, si vous optez pour une soirée de gala plus formelle, il est également possible d'élaborer de délicieux menus estivaux concoctés par nos traiteurs triés sur le volet. Servis à table, avec plus ou moins de cérémonie selon vos souhaits, ceux-ci peuvent également marquer les esprits en gravant des saveurs inoubliables dans les papilles de vos invités. Chaque événement a des objectifs bien précis, décrivez vos attentes à votre chef de projet dédié pour recevoir des recommandations qui correspondent à vos besoins.

4. Faites la fête en musique

La musique joue un rôle essentiel dans l'ambiance de votre soirée d'entreprise. Une soirée d'été, à l'instar d'une soirée de Noël par exemple, à des codes bien définis. Créez une playlist dynamique qui mélange les succès de l'été en cours avec des classiques intemporels pour lancer les festivités.

Si votre budget le permet, envisagez d'engager un DJ ou un groupe live pour animer la soirée et faire danser vos invités jusqu'au bout de la nuit. Tout dépend du lieu et de ses capacités techniques, ainsi que du volume sonore autorisé sur place. Dans la mesure du possible, essayez toujours de favoriser un lieu qui autorise une ambiance sonore festive pour que la musique entraîne vos invités et dynamise votre événement sans frustrations.

Lors de l'étude des capacités du lieu, en plus de l'espace nécessaire au confort de vos invités, prévoyez également un espace supplémentaire pour permettre aux convives de danser sans encombre. Un dancefloor en bois peut être envisagé sur les sols meubles et certains lieux bénéficient déjà d'un espace dédié.

SnapEvent propose de nombreuses solutions de sonorisation en intérieur comme en extérieur, avec ou sans DJ, groupes de musique live et animations sonores. Découvrez toutes nos offres musicales sur la plateforme.

5. Créez un événement à votre image

Afin de graver événement dans les esprits de vos invités, faites en sorte que votre soirée d'entreprise estivale se démarque en ajoutant des touches personnalisées qui reflètent l'identité et la culture de votre entreprise.

Des cocktails signature avec le logo de votre entreprise, des cadeaux d'entreprise de saison ou encore des décorations thématiques peuvent contribuer à créer une expérience mémorable pour vos invités, tout en renforçant le sentiment d'appartenance à votre entreprise.

Une touche de sur-mesure est toujours la bienvenue dans les événements estivaux pour que la personnalité de l'organisateur se fasse ressentir et pour rendre votre événement mémorable. Trouvez le fil rouge de votre événement et essayez d'en garder le cap lors de vos choix de lieu, d'offre traiteur, d'animations et de décoration pour créer un univers autour du thème qui vous correspond. Nos chefs de projets expérimentés sont là pour vous conseiller tout au long de la conception de votre événement : partagez-leur vos envies et vos objectifs pour faire de votre soirée d'entreprise de l'été un événement inoubliable.

6. Tout est dans le brief

Au cœur de chaque événement réside un message, une intention, un objectif que vous souhaitez communiquer à vos invités. S'agit-il de fêter les succès d'une année réussie, s'agit-il de rassembler les troupes lors d'un obstacle à surmonter, ou s'agit-il de donner un nouveau souffle à votre culture d'entreprise ? 

Définissez votre objectif

Avant de plonger dans les détails de la planification de votre événement, prenez le temps de définir clairement l'objectif que vous souhaitez atteindre. Souhaitez-vous motiver et inspirer votre équipe, remercier vos clients pour leur fidélité ou simplement créer des souvenirs mémorables ? En comprenant parfaitement votre objectif, vous pourrez guider chaque aspect de votre soirée d'entreprise estivale pour qu'il soit en accord avec votre vision.

Identifiez votre public cible

Qui seront les principaux participants à votre événement ? Vos employés, vos clients, vos partenaires commerciaux ? Comprenez les attentes et les intérêts de votre public cible afin de concevoir une expérience qui leur parlera directement. Si vous visez une équipe internationale, par exemple, vous pourriez envisager d'intégrer des éléments culturels variés pour une célébration inclusive et enrichissante.

Intégrez des éléments de storytelling

Le storytelling est un outil puissant pour communiquer votre message de manière mémorable et engageante. Créez une narration cohérente qui guide les invités à travers l'histoire de votre entreprise, de ses succès passés à ses aspirations futures. Des discours inspirants aux présentations multimédias captivantes, utilisez chaque opportunité pour raconter votre histoire de manière authentique et inspirante.

Évaluez et ajustez

Une fois votre événement terminé, prenez le temps d'évaluer sa réussite par rapport à vos objectifs initiaux. Analysez les retours d'expérience de vos invités, les données de participation et les indicateurs de performance pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Utilisez ces informations pour ajuster votre approche et affiner votre brief pour les événements futurs.

En mettant l'accent sur la clarté du brief et l'alignement sur votre message fondamental, vous pouvez transformer votre soirée d'entreprise estivale en une expérience qui résonne avec vos invités bien après la fin de l'événement.

Alors que le printemps commence, lancez-vous dans l'organisation de votre événement d'entreprise d'été dès maintenant pour tirer tous les bénéfices de l'accompagnement SnapEvent. Partagez vos envies, vos besoins et vos objectifs à nos équipes pour concevoir ensemble un événement à votre image qui ravira vos invités.

En travaillant ensemble pour créer un brief détaillé et en mettant en œuvre des éléments personnalisés qui reflètent l'essence même de votre entreprise, nous pouvons garantir une soirée d'entreprise estivale qui non seulement éblouira vos invités, mais laissera également une impression durable et positive. Contactez-nous dès aujourd'hui pour commencer à planifier une soirée estivale que vos invités n'oublieront jamais !