Organiser un événement de rentrée réussi

La rentrée est un moment excitant pour tous, c’est l’occasion idéale pour rassembler ses équipes, renforcer les liens et créer une atmosphère positive pour entamer une nouvelle période. Cependant, organiser un événement de rentrée réussi demande une planification minutieuse et une exécution efficace. Dans cet article, nous vous présenterons un guide étape par étape pour vous aider à mettre en place un événement de rentrée qui restera gravé dans les mémoires !

1 - Définir l'objectif de l'événement :

Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, il est essentiel de déterminer l'objectif de votre événement de rentrée. Souhaitez-vous renforcer la cohésion d'équipe pour démarer cette nouvelle saison, informer vos invités sur les nouveautés de l'année à venir ou simplement célébrer le début d'une nouvelle période ? Une fois que vous avez clarifié votre objectif, vous pouvez orienter toutes les décisions futures en conséquence.

2 - Etablir un budget :

La planification d'un événement de rentrée implique des coûts tels que la location d'un lieu, la nourriture, les boissons, le divertissement et les décorations. Fixez un budget réaliste dès le départ pour vous assurer de ne pas épuiser vos moyens. Essayez d'obtenir des devis de différents prestataires afin de comparer les prix et prendre des décisions éclairées.

3 - Choisir le lieu et la date :

La sélection de la date et du lieu sont des facteurs clés pour assurer le succès de votre événement. Prenez en compte la disponibilité des participants, la proximité des transports, ainsi que la capacité d'accueil du lieu choisi. Assurez-vous également que l'endroit dispose d'un parking suffisant, d'espaces adaptés aux activités prévues, et qu'il offre une ambiance propice à la convivialité. Si vous visez une atmosphère décontractée, envisagez un appartement ou une maison bucolique. Pour une ambiance plus formelle, un hôtel ou un centre de conférence peut convenir. Assurez-vous que le lieu dispose de toutes les commodités nécessaires, telles que des installations audiovisuelles et un espace pour les invités.

Chez SnapEvent, nous avons à cœur de proposer à notre clientèle un catalogue de lieux uniques tous plus originaux les uns que les autres pour faire de leur événement un moment magique. Nous comprenons l'importance et les enjeux de l'environnement dans lequel se déroule un événement. C'est pourquoi nous avons soigneusement choisi des lieux pretigieux et extraordinaires pouvant répondre à vos attentes. Notre équipe Collection travaille sans relâche pour découvrir de nouvelles pépites cachées et s'assurer que chaque lieu sélectionné offre une ambiance unique et envoûtante !

4 - Elaborer un plan d'action :

Établissez un plan d'action détaillé qui couvre toutes les étapes de l'organisation de votre événement. Incluez des éléments tels que la réservation du lieu, l'envoi des invitations, la sélection du menu, la planification des activités et la promotion de l'événement. Avoir un plan clair vous aidera à rester organisé et à gérer efficacement toutes les tâches.

5 - Communiquer sur l'événement :

Assurez une bonne communication entre les participants et l'équipe organisatrice en amont et pendant l'événement. Utilisez les canaux internes de l'entreprise (intranet, newsletter, affichage) pour informer les collaborateurs du programme, des horaires et des modalités d'inscription. Le jour J, mettez en place un système de signalétique clair et visible pour faciliter la circulation des participants et indiquer les différents espaces d'activités.

6 - Inviter les participants :

Commencez par dresser une liste d'invités en fonction de votre public cible. Envoyez des invitations personnalisées en utilisant des moyens tels que les e-mails, les réseaux sociaux ou les affiches physiques. Assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes, telles que la date, l'heure, le lieu et les instructions pour confirmer leur présence. Vous pouvez également encourager vos convives à inviter leurs amis et collègues si vous souhaitez élargir la portée de votre événement.

7 - Planifier des activités engageantes :

Pour rendre votre événement de rentrée inoubliable, prévoyez des activités qui encouragent l'interaction et renforcent les liens entre les participants. Vous pouvez organiser des jeux de groupe, des séances de networking, des présentations inspirantes ou même des performances artistiques. Assurez-vous que les activités correspondent à l'objectif de votre événement et tiennent compte des préférences de votre public.

 Chez SnapEvent, nous vous proposons une large sélection d’animations qui s’adaptent à chacun de vos événements organisés à Paris. Si vous souhaitez une animation d'événement en cohérence avec l’objectif que vous vous êtes fixés, vous ne serez pas déçu ! 

8 - Soigner les détails logistiques :

Assurez-vous que tous les aspects logistiques de votre événement sont pris en compte. Prévoyez un système d'enregistrement à l'arrivée, organisez le service de restauration en fonction du nombre de participants, prévoyez des panneaux de signalisation pour guider les invités et assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour aider à la coordination.

9 - Gérer les imprévus :

Lors de l'organisation d'un événement de rentrée en entreprise, il est important d'anticiper et de gérer efficacement les imprévus. Prévoyez un plan B pour les activités extérieures en cas de mauvais temps et assurez-vous d'avoir des contacts de remplacement pour vos prestataires clés. Mettez également en place une équipe dédiée à la résolution des problèmes éventuels, afin de garantir le bon déroulement de l'événement.

Chez SnapEvent, nous vous accompagnons dans l'oganisation de votre événement de A à Z,  pour vous permettre de rester serein le Jour J. Un de nos Snappers (coordinateur événementiel) est présent sur place pour s'assurer du bon déroulé de l'événement et gérer à vos côtés les potentiels imprévus!

10 - Evaluer le succès de l'événement :

Il est important de mesurer l'impact de l'événement sur la cohésion d'équipe et l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Pour cela, recueillez les retours des participants à travers des questionnaires de satisfaction, des entretiens individuels ou des groupes de discussion. Analysez également les données quantitatives, telles que le taux de participation, le nombre d'interactions entre collaborateurs ou encore la performance des équipes lors des activités proposées.

Organiser un événement de rentrée réussi demande du temps, de la planification et de l'engagement. En suivant ce guide étape par étape, vous serez en mesure de créer un événement marquant qui rassemblera vos collaborateurs et lancera la nouvelle période avec succès. N'oubliez pas de rester flexible et de faire preuve de créativité pour apporter une touche unique à votre événement. Alors, préparez-vous à accueillir une rentrée inoubliable !

Organisez votre prochain événement de rentrée avec SnapEvent !