Conseils pour organiser un off-site réussi

Si vous souhaitez favoriser une bonne entente au sein de votre entreprise et répondre à certains problèmes qui vous empêchent d’avancer, l’organisation d’un « off site » peut être une solution efficace et constructive. Mais qu'est-ce qu'un off site ? Quel doit en être le lieu, le contenu et les objectifs ? Et comment surmonter les challenges liés à son organisation ? Dans cet article, découvrez tout ce qu'il faut savoir pour organiser un off site réussi pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un off site ?

Un off site, également appelé « réunion hors site », est un événement qui se déroule en dehors des locaux de l'entreprise. Cette rencontre a pour but de créer un cadre informel et convivial aux membres d'une même équipe dans lequel ils peuvent aborder librement de nouvelles idées et prendre des décisions importantes sur des projets à mener. Un off site peut être organisé pour une journée, ou plus selon les besoins et la disponibilité des collaborateurs.

Les objectifs d'un off site peuvent varier selon les domaines, mais dans l'ensemble, le but premier est d'aider les membres d'une équipe à mieux travailler ensemble, à trouver des solutions innovantes à des problèmes et à favoriser une meilleure communication. Une réunion off site peut également permettre aux membres d'une équipe de mieux comprendre les engagements et les missions qui leur sont assignés, et de travailler plus efficacement en collaboration jusqu'à atteindre leurs objectifs. 

Les avantages de l’organisation d’un off site pour une entreprise.

Les réunions hors sites ont un grand nombre de bénéfices clés pour ceux qui y participent, qui doivent être pris en compte lors de la décision d'organiser ce type de réunions :

• La dynamique est améliorée entre les membres d'une même équipe
• Une opportunité pour des membres plus réservés (ou incapables de s'exprimer au sein d'une salle de réunion formelle) de contribuer à la résolution des problèmes
• La possibilité d’intégrer les membres sur un sujet donné, et ainsi de mieux comprendre leurs idées et points de vue
• L’équipe peut s’exprimer dans un lieu calme où tout le monde peut se concentrer sur ses tâches à accomplir

En somme, une réunion off site peut aider à renforcer une certaine cohésion entre les équipes et membres d’une entreprise, et ce, en stimulant la participation et l'engagement.

Comment organiser un off site réussi ? Choisir le lieu, la date et les activités appropriées

La première étape pour organiser un off site réussi est de trouver le bon lieu, la bonne date et les activités appropriées aux objectifs fixés au préalable. La sélection du lieu doit encourager une atmosphère informelle, où les collaborateurs peuvent se sentir à l'aise. Veillez également à ce que le lieu soit distant des locaux de l'entreprise.

Chez SnapEvent, nous proposons de superbes lieux, idéaux pour des moments conviviaux en entreprise. Voici 5 de nos lieux les plus propices à faire de votre off site une réussite :

 1 - La Pura-Vida

Ce magnifique espace dispose d’une multitude de places, pouvant accueillir vos équipes dans une ambiance chaleureuse et lumineuse au style moderne, et permettant de créer de multiples activités.

2 - Le Méridien 

Ce somptueux lieu vous permet de vous réunir avec votre équipe dans une ambiance épurée et unique. Les nombreuses tables proposées au sein de ce lieu permettront à vos équipes de collaborer dans un  cadre idéal et lumineux.

3 - Le Paris Marriott Opera Ambassador Hotel

Ce spacieux endroit sera parfait pour vos multiples activités proposées lors de votre journée off site, avec sa composition de multiples espaces de partage dans lesquels vos équipes passeront un moment unique ensemble.

4 - Le Break

Dans un décor pétillant au style californien, ce lieu baigné de lumière fera de vos activités une réussite. Dans une ambiance positive et colorée, votre off site ne pourra que rapprocher vos équipes.

5- Domaine de la Bûcherie

Un off site dans un domaine d’exception, c’est possible avec ce superbe espace   entièrement rénové. Vos équipes s’épanouiront dans un cadre de travail agréable dans ce lieu plein de charme.

Vous devrez également choisir une date appropriée, qui conviendra à tous les membres de votre équipe. Mais également choisir des activités amusantes qui amélioreront la dynamique entre les personnes et renforceront le sentiment de fierté et d'appartenance à l'équipe. Cela peut être quelque chose de simple, comme un atelier ou une journée dans un musée, mais cela peut aussi impliquer des activités qui exigent un travail d’équipe ou de réflexion. 

Établir des objectifs clairs pour votre réunion off site

Lors de l'organisation de votre réunion hors site, il est important de définir des objectifs clairs à atteindre. Ceux-ci doivent être spécifiques et pertinents pour la réunion. Une bonne façon de s’organiser est de redéfinir le problème à résoudre, de diviser par la suite les membres en petits groupes et de les laisser collaborer pour tâcher d'y trouver une solution. Ce mode de fonctionnement peut s’avérer efficace, et permettre à tous les membres d'une équipe de participer activement à un projet en s'exprimant librement.

Une fois les objectifs définis, vous devez les communiquer aux membres de l'équipe. Vous pouvez également envoyer une liste du matériel nécessaire à la réunion pour s'assurer que tout le monde soit prêt le jour J.

Exemples de réunions hors site qui ont fonctionné :

Ces cas pratiques à prendre en compte avant de planifier votre propre événement

Si vous souhaitez savoir comment organiser un Off Site réussi et prospère, ces exemples d’off site d’entreprise peut vous aider :

• Hootsuite – Lorsque Hootsuite a organisé son off site, ils ont travaillé avec une entreprise d'événementiel pour les aider à planifier les activités qu'ils voulaient inclure dans leur réunion ; des jeux tels que le puzzle géant, et des exercices qui aident les membres à mieux se connaître les uns les autres.
• IBM Watson – Quand IBM Watson organise un off site, ils invitent certaines personnes externes à l’entreprise pour qu’ils donnent un avis sur leurs problèmes et solutions. Cela aide l'équipe à avoir une vision d’ensemble et ainsi de prendre de meilleures décisions.
• Nest Labs – Pour stimuler l'innovation et la collaboration chez Nest Labs, la société organise régulièrement des sessions de brainstorming hors site où les membres de l'équipe sont encouragés à partager leurs pensées et à travailler ensemble pour trouver des idées créatives et innovantes.

Gérer les défis liés à l'organisation d'une telle rencontre :

Comment s'assurer que tout se passe sans accroc ?

Voici des exemples de défis spécifiques liés à l'organisation d'un Off Site :

• Définir un budget fixe et une trame temporelle à suivre. Il est important de prendre en compte le fait qu'un tel événement peut prendre du temps et des ressources pour être réussi, et la planification minutieuse est donc indispensable.
• Une communication claire et efficace est également nécessaire pour s'assurer que l'off site se déroule sans souci. Il est important d'informer tous les membres de l'équipe sur l’objectif de votre off site ainsi que les règles à suivre.
• Une collaboration efficace est indispensable entre toutes les parties prenantes. L’engagement de tous les membres dans le processus est essentiel pour assurer le succès, mais aussi pour fournir un résultat à long terme.

C’est pour répondre à ces problématiques que chez SnapEvent, nous avons mis au point un service digitalisé et dédié de la formulation de votre demande jusqu’au jour J. Ainsi, nous vous accompagnons du début à la fin de votre projet, en suivant à la lettre vos attentes et en vous conseillant sur les meilleurs choix pour faire de votre événement un moment inoubliable.

En conclusion : pourquoi organiser un Off Site est important pour votre entreprise ?

L'organisation d'un off site peut être une excellente opportunité pour votre entreprise. Il permet de se réunir hors du bureau et d'examiner un sujet ou un problème dans un cadre informel et relaxé. Les Off Sites sont un excellent moyen de stimuler la créativité, la participation et l’engagement des collaborateurs et ainsi de favoriser la communication entre les membres de l’équipe. En outre, cela permet à l'entreprise d'avoir une meilleure compréhension des problèmes auxquels elle est confrontée et donc d’être éclairée sur la manière de les résoudre.

Un Off Site nécessite donc des planifications et des précautions minutieuses. En effet, comme pour tout événement, il est important de définir les objectifs clairement afin que tous les participants sachent ce qui est attendu d'eux. Il est également important de prendre le temps de choisir le lieu, la date et les activités appropriées, afin que l'expérience soit une réussite. Si vous souhaitez mettre la création de votre off site entre les mains de professionnel, vous pouvez dès à présent envoyer votre brief à SnapEvent via notre page séminaire.

Cet article vous a plu ? Si vous souhaitez organiser votre événement, n’hésitez pas à contacter notre équipe