Liste d'invités, invitations, gestion des réponses, suivi du taux de participation... La gestion logistique d'un événement peut rapidement devenir un vrai casse-tête. Heureusement, SnapEvent met vos besoins au centre de ses préoccupations. C'est pourquoi nous avons créé MySnapEvent : l'application qui vous permet de gérer sans prise de tête vos participants.
Vous y êtes presque, votre prochain événement prend forme. La date est fixée, le lieu réservé, vous avez validé le menu avec le traiteur et choisi des animations surprenantes. Viennent maintenant les étapes cruciales de communication ! Les 10 ans d'expérience de SnapEvent ont nourri le développement de ce nouvel outil clé en main pour vous aider à faciliter la promotion de votre événement.
Retrouvez les fonctionnalités suivantes :
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- Création d’une page événement à partager à vos invités
- Envoi de vos invitations
- Taux de participation, gestion des présences / absences
- Suivi de la satisfaction post-événement
- Calcul du bilan carbone
1. Faites de votre événement une réalité
Créez une page dédiée à votre événement
Une première étape indispensable pour communiquer efficacement avec vos participants. La page dédiée à votre événement permettra à vos invités de se renseigner sur tout ce que vous souhaitez leur partager en amont de l'événement dès la réception de leur invitation.
Pour un peu de mystère, ne divulguez que la date et le lieu. Pour plus de transparence, dévoilez-leur le(s) menu(s) que vous leur proposez, les animations auxquelles ils peuvent s'attendre, le dress code exigé, et toutes les informations qui peuvent leur être utile (accès, stationnement, programme, ...).
Une page bien conçue, à l'image de votre événement ou de votre entreprise, attisera la curiosité, retiendra l'attention et fera germer l'enthousiasme chez vos invités, garantissant dès cette première étape la croissance de votre retour sur investissement. D'ici peu vous entendrez déjà les rumeurs des attentes de vos invités résonner dans les couloirs.
2. Communiquez avec vos invités
Envoyez vos invitations
Une bonne communication est la clé du succès de votre événement. Valorisez la présence de vos participants en leur envoyant une invitation personnelle.
Grâce à MySnapEvent, importez votre liste d'invités et communiquez-leur facilement les informations sur votre événement pour maximiser leur participation. Combinées à la page dédiée que vous aurez créé, votre événement prendra vie avant même d'avoir commencé.
L'interface étudiée pour simplifier la communication assure que vos invités restent informés à chaque étape et permet de créer un lien solide avec eux tout en réduisant le temps passé à gérer les envois.
3. Suivez le taux de participation
Gérez les présences en temps réel
MySnapEvent permet à vos invités de confirmer ou non leur présence dès la réception de leur invitation. Un énorme gain de temps grâce à l'automatisation et la centralisation de leurs réponses directement dans l'application. Quel organisateur d’événement ROIste n’a jamais rêvé d’avoir accès à des données chiffrées précises, présentées sous forme de graphique sur le taux de réponse de ses participants ?
Plus besoin de parcourir les mails - pire, les courriers - de RSVP et de consigner manuellement les présences, les absences, les +1 et les demandes spéciales... tout est réuni dans votre application pour connaître le taux de réponse, de présence, les tendances et la progression en un coup d'oeil !
Cette visibilité vous permet de prendre des décisions informées et d'anticiper en fonction des réponses facilitant la prise de décision et les ajustements auprès du traiteur pour garantir le succès de votre événement.
4. Demandez l'avis de vos invités
Suivi de la satisfaction post-événement
Prolongez l'expérience en donnant l'opportunité à vos participants de partager leurs impressions après votre événement. Plutôt que d'avoir à gérer encore un outil supplémentaire, MySnapEvent vous permet d'automatiser cette étape indispensable pour décupler l'impact de vos événements et participer au calcul de votre ROI, en toute simplicité.
En effet, donner la parole à vos invités leur permet non-seulement de se remémorer les meilleurs souvenirs qu'ils y ont vécu mais vous récoltez en plus leurs commentaires, de précieuses clés pour améliorer vos futurs événements et renforcer votre réputation.
5. Gardez un oeil sur votre organisation
La feuille de route
Véritable clé de voûte de tout événement SnapEvent, la feuille de route est un document unique rassemblant tout ce qu'il y a à savoir sur le déroulé de votre manifestation, de la manière la plus concise et la plus précise possible. Une organisation solide est la clé du succès, et MySnapEvent est là pour vous aider à maintenir le cap.
La feuille de route est un outil précieux non-seulement pour vous, hôte, mais également pour chacune des parties engagées, du Snapper au traiteur, en passant par tous les prestataires annexes.
Vous y avez un accès privilégié depuis l'application pour avoir toujours un oeil sur le déroulement de votre événement. Suivez les étapes critiques de planification, assurez-vous que rien n'est laissé au hasard, et garantissez une exécution fluide le jour J.
6. Calculez votre bilan carbone
Votre kit RSE à portée de main
SnapEvent va au-delà de la simple gestion d'événements en intégrant son kit de l'événementiel RSE pour organiser des événements responsables et calculer votre bilan carbone.
Évaluez l’impact de votre événement et trouvez les clés pour l’améliorer pas à pas en remplissant vos objectifs RSE. Un outil de suivi permettant de valoriser le bilan socio-environnemental de votre événement. Une initiative qui renforce votre image tout en contribuant à la société.
Votre chef de projet dédié vous accompagne tout au long de la planification de votre événement et avec la prise en main de MySnapEvent pour simplifier l'organisation de votre événement au maximum.
Pour découvrir tous les avantages de SnapEvent, rendez-vous sur notre plateforme ou contactez-nous directement !