L’organisation d’un événement se prépare bien à l’avance : trouver un lieu, un traiteur, demander les services d’hôtes ou hôtesses, ou encore rédiger une feuille de route sur le bon déroulé de l’événement pour que tous les acteurs s’y retrouvent.
Malgré toutes ces précautions prises en amont, l’imprévu est quasi inévitable : un parquet rayé, des traiteurs bloqués dans les bouchons alors que l’événement commence dans quelques minutes ou a déjà commencé, des hôtes / hôtesses absents... Autant de situations difficiles à gérer pour un organisateur.
Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer des imprévus lors d’un événement ? Chez SnapEvent, nous gérons ces imprévus au quotidien. Alors voici pour vous, nos 6 conseils privilégiés pour mieux appréhender toutes les surprises (bonnes mais surtout mauvaises) liées à l’organisation d’événements.
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1. Savoir anticiper et accepter les imprévus
Avant toute chose, il faut accepter que rien ne se passe jamais comme prévu. L’acceptation vous permettra de vous mettre en condition et à mieux surmonter ces mésaventures.
Mais certains imprévus peuvent être anticipés en amont. En effet, lors de la mise en place d’un événement, il faut penser à toutes les éventualités (un retard de livraison dû à un incident externe, la météo, etc.) qui perturberaient le bon déroulé et prévoir un plan B à mettre en œuvre si cela arrive. En d’autres termes, le maître mot dans ce cas est l’adaptation.
Prévoyez par exemple du temps supplémentaire à chaque étape de votre feuille de route pour rebondir si besoin sans mettre en péril toute votre organisation. Ou encore, pensez à des animations de secours simples ne nécessitant pas de matériel en cas de problème technique.
Et si vous n’avez pas le temps de faire une feuille de route ou ne savez pas comment faire, sachez que chez SnapEvent, nous produisons pour vous avant chaque événement une feuille de route comprenant toutes les informations et le déroulé de votre événement.
2. Rester professionnel
Il est important de ne pas ébruiter le problème pour éviter toute circulation d’une mauvaise information. Le chef de projet événementiel doit résoudre le problème sans que les convives s’aperçoivent d’un quelconque incident.
De plus, une erreur à ne surtout pas commettre devant ses invités : communiquer son stress.
3. Gérer ses émotions
Un imprévu peut embarquer les professionnels de l’événementiel dans plusieurs phases émotionnelles : la colère, la surprise ou encore la panique.
Dans cette situation, il faut savoir gérer son stress, canaliser ses émotions et rassurer son équipe pour éviter toute crise managériale. En tant que chef de projet, la réactivité et le positivisme sont de mises en cas d’imprévu.
4. S’appuyer sur le soutien de son équipe
Qu’importe le degré de l’imprévu, il faut savoir mettre son orgueil de côté et s’appuyer sur le soutien de son équipe ou des autres pour trouver une solution.
La réussite d’un événement et de sa bonne gestion tient dans la cohésion d’équipe et de la communication entre ses membres.
5. Relativiser les imprévus
Les imprévus arrivent même dans la vie de tous les jours. Au lieu de le voir comme une fatalité, il faut plutôt être optimiste et voir le bon côté de l’inattendu. Après tout, c’est aussi l’occasion de relever de nouveaux défis en un temps record.
L’humain est au coeur de l’événementiel. Or nul humain n’est parfait. Alors prenez-en conscience, relativisez si tout ne correspond pas à vos attentes, et faites de votre mieux.
6. Apprendre des imprévus
La gestion d’un imprévu est un excellent moyen pour s’améliorer et acquérir de nouvelles compétences. En effet, toute gestion d’imprévus implique de l’improvisation et de l’imagination. Cet exercice permet d’apprendre de nouveaux savoir-faire, de remettre en question l’organisation et de savoir rebondir si cet aléa survient à nouveau.
Les imprévus feront toujours partie d’un événement et de la vie en général. Plutôt que de le prendre comme un fardeau, les imprévus devraient plus être vus avec philosophie et bienveillance. En effet, ce sont eux qui forment le mieux au métier de l’événementiel !
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