Comment organiser un événement réussi ? Le brief idéal

L'organisation d'un événement réussi repose sur la coordination aboutie d'une multitude de détails, de la sélection du lieu à la gestion des invités, en passant par la logistique et la communication. Parmi toutes les étapes nécessaires à la planification d'un événement, un élément est parfois sous-estimé alors qu’il est crucial : le brief.

Dans le monde complexe et dynamique de la planification d'événements, la clarté et la précision sont essentielles. Un brief événementiel solide est l'outil indispensable pour communiquer le cadre, les attentes et les objectifs de votre événement auprès de votre chef de projet dédié. Cette personne, véritable chef d’orchestre de votre événement, doit pouvoir se projeter instantanément dans l’image que vous vous faites de votre projet.

Pour y arriver, nous avons élaboré la checklist du brief idéal, une trame universelle pour tous vos projets événementiels ayant pour objectif de vous aider à penser à tous les éléments indispensables à prendre en compte lors de la conception de votre événement. Décortiquons dans un premier temps toutes les applications et les lectures auxquelles ce brief sera soumis tout au long de l’organisation de votre projet événementiel.

Qu'est-ce qu'un brief et pourquoi est-il important ?

Le brief, dans le contexte de l'organisation d'événements, est un document qui résume de manière concise et précise toutes les informations pertinentes relatives à l'événement à organiser. Il sert de point de départ et de référence pour toutes les personnes impliquées dans le processus de planification et d'exécution de l'événement. Le brief idéal contient des détails tels que l'objectif de l'événement, le public cible, le budget, les contraintes logistiques, les attentes en termes d’animations et d'expériences proposées, ainsi que toute autre information pertinente.

Un brief bien élaboré présente plusieurs avantages :

1. Clarifie les objectifs : En définissant clairement les objectifs de l'événement, le brief permet à toutes les parties prenantes de comprendre ce qui est attendu et de travailler ensemble vers un même but.
2. Guide la planification : En fournissant des informations détaillées sur les besoins et les contraintes, le brief oriente la planification de manière efficace, en aidant à prendre des décisions éclairées à chaque étape du processus.
3. Évite les malentendus : En consolidant toutes les informations pertinentes dans un document centralisé, le brief réduit les risques de malentendus et de communications inefficaces entre les différentes équipes impliquées.
4. Sert de référence : Pendant tout le processus de planification et d'exécution, le brief reste un point de référence crucial, permettant à chacun de rester concentré sur les objectifs et les exigences initiales de l'événement.

Quelles sont les parties concernées par votre brief ?

La réponse courte : toutes.

La réponse longue est que chacune des parties impliquées dans la conception, l’organisation, le déroulé et le suivi des retombées de votre événement se référeront au brief initial pour s’assurer de respecter la ligne directrice définie, les besoins identifiés, les attentes des publics et les contraintes budgétaires, organisationnelles, et en termes de temps. Chacune des parties interragira avec ce document à travers son propre prisme :

1) L'organisateur (vous) :

Celui ou celle qui commandite la planification globale de l'événement, définit les objectifs, les attentes et les contraintes budgétaires.

Le brief constitue la première ébauche concrète de l’événement que vous imaginez. C’est pourquoi il est essentiel d’y inclure autant de détails que possible, car les lois de la communication indiquent que tout élément manquant sera rempli par l’imagination du lecteur. Chaque omission pourrait donc être mal interprétée voire oubliée ! Pour y remédier, profitez de notre checklist du brief idéal qui vous aide à penser à tout pour organiser votre événement efficacement.

2) Le chef de projet événementiel :

Le ou la responsable de la coordination et de la gestion de toutes les activités liées à la planification et à la réalisation de l'événement. Votre référent(e) et le ou la chef(fe) d’orchestre de l’organisation de votre événement.

Cette personne doit être en mesure de lire le brief et de pouvoir immédiatement se projeter dans chaque détail de l'événement : combien de personnes sont attendues ? Quel est leur profil ? Quel est le programme ? Quels sont les besoins en termes de lieu ? De traiteur ? D’animations ? D’hébergement ? Et une multitude d’autres questions auxquelles nous vous invitons à répondre grâce à notre checklist du brief idéal.

3) Les équipes de production :

Les coordinateurs de tous les prestataires engagés dans le déroulement de votre événement.

Le brief leur sert de base et de référence lors de l’élaboration de la feuille de route de l’événement, qui combine les demandes initiales et la mise en pratique de toutes les prestations pour que l’événement se déroule de la manière la plus fluide qui soit. Les informations comme le nombre de personnes, les horaires détaillés de tous les temps forts de l’événement, et le niveau des prestations sont capitales pour qu’ils puissent délivrer le meilleur événement possible. La checklist du brief idéal sert de trame pour anticiper toutes les demandes que ces équipes pourraient avoir et leur permettre d’avoir une vue d’ensemble le plus tôt possible dans l’organisation de l’événement.

4) Les prestataires :

Les traiteurs, les entreprises de location de matériel, les entreprises de sécurité, mais aussi divers professionnels tels que les techniciens, les artistes, les responsables de la logistique, les équipes de montage et de démontage, chargées de mettre en œuvre les aspects techniques, artistiques et logistiques de l'événement.

Lorsque le brief leur parviendra, ils s’intéresseront principalement aux informations qui les concernent. Toutefois, afin de délivrer la prestation la plus adéquate possible, ils se renseigneront tout de même sur des informations plus globales telles que la typologie de l’événement, le niveau de prestations attendues, la présence ou non d’autres acteurs pouvant utiliser les mêmes ressources qu’eux, le nombre de personnes et les besoins en circulation, en quantité, en qualité, etc. Il est donc important de remplir la checklist du brief idéal avec des informations les plus précises possible pour éviter la confusion et minimiser les risques d’erreurs liées à la modification de celui-ci au cours de l’avancée du projet.

5) Les invités :

Les participants à l'événement, dont le confort, la sécurité et l'expérience globale doivent être pris en compte dès l'écriture du brief.

S’ils ne verront jamais le brief, toutes les autres parties prenantes doivent garder constamment en tête le profil des invités car c’est à eux que s’adresse l’événement. Bien les définir dans le brief est donc capital puisque cela permet à tous les prestataires de se mettre à leur place lorsqu’ils conçoivent l’événement et d’utiliser ces “personas” comme base de référence en termes de goûts qu’ils soient culinaires, musicaux, ou en termes de divertissement. La checklist du brief idéal vous permet notamment de définir rapidement le profil et le nombre de vos invités afin de cibler votre événement le plus efficacement possible.

6) Les autorités et organismes réglementaires :

Impliqués dans l'approbation et la conformité des aspects légaux, de sécurité et de permis de l'événement.

Dans le cas où des démarches administratives sont à mettre en place, un brief complet permettra bien souvent d’anticiper les demandes nécessaires et de “rattraper” le temps qu’elles peuvent prendre en les enclenchant dès la réception de la demande. À défaut, ces démarches peuvent être identifiées trop tard (voire pas du tout !) et mettre en péril le déroulement de votre événement. Les élements renseignés dans la checklist du brief idéal permettent d’anticiper au mieux les besoins administratifs et d’éviter toute mauvaise surprise.

Chaque partie prenante a un rôle crucial à jouer dans la réussite de l'événement, et le brief événementiel est indispensable pour aligner les attentes, fournir des directives claires et coordonner efficacement toutes les activités pour assurer un déroulement harmonieux et réussi de l'événement.

Comment SnapEvent peut vous aider à créer un brief efficace ?

SnapEvent est une plateforme d'organisation d'événements qui articule votre événement autour d’une prise de brief complète et efficace, qui sera la ligne directrice du processus global de planification. La checklist du brief idéal de SnapEvent est conçue pour aider chacune des parties à concevoir un événement réussi de la manière la plus efficace possible tout en vous aidant à penser à tout dès les premiers instants de la conception de votre événement.

Un brief bien conçu est donc un élément essentiel de toute organisation d'événements réussie. Avec SnapEvent, créez votre brief en vous assurant que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs de l'événement et que rien n'est laissé au hasard dans sa planification et son exécution.

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