---
title: Organiser un événement pro en 9 étapes
description: L'organisation d'un événement s'apparente souvent à un défis ! Nous vous dévoilons les 9 étapes pour organiser et réussir votre événement !
---

[Blog Evenementiel : Conseils & Actualités - SnapEvent Mag](https://blog.snapevent.fr)

# [Organiser un événement pro en 9 étapes](https://blog.snapevent.fr/9-etapes-organisation-evenement0)

 Rédigé par [Estelle Belmonte](https://blog.snapevent.fr/author/estelle-belmonte) | 4 févr. 2020

L’occasion d’**organiser un événement pro** se présente à vous ? Qu’il s’agisse de cocktail, d’afterwork, de séminaire … C’est le moment opportun de miser sur la qualité de celui-ci ! 

Cependant, réussir à organiser son événement pro s'apparente souvent à un défis ! La raison ? **Un manque de temps et beaucoup de pression sur les épaules** ! Pas de panique, voici les **9 étapes clés** afin d’organiser un événement professionnel réussi ! Nous vous accompagnons dans la **réussite de votre événement** grâce à **quelques éléments clés** !

Lancez-vous et faîtes de votre événement **un succès** ! 

- ## 1) Connaître votre besoin et définir vos objectifs

Avoir une **bonne stratégie événementielle** commence par **connaître votre besoin et définir vos objectifs**. Ayez une idée précise du type d’événement pro que vous souhaitez réaliser. Pour ce faire, **posez les fondements sur papier** ! C’est le meilleur moyen pour pallier au manque d’oublis et éviter un surplus de stress.

Que mettre sur papier ? Créez-vous **LA checklist qui vous avancera grandement** ! À l’intérieur, les points clés à aborder sont les suivants : 

- **Quel genre d’événement souhaitez-vous organiser ? **  
  Le type : événement interne / externe   
  Le format : soirée, petit-déjeuner, table ronde, journée …   
  L’ambiance : festive, professionnelle, décontractée ...

- **Quelle est la cible visée ? **  
  Salariés, clients, prospects ...  
  Quel est l’objectif de votre événement : notoriété, image de marque …

- **Pourquoi voulez-vous créer cet événement ?**  
  Vos motivations: remercier les équipes, ...

- **Quel type de lieu voulez-vous ? **  
  Atypique, chaleureux ....
- **À quel moment doit-il se dérouler ?**  
  Timing  
  Jour de la semaine   
  Durée  
  Saison

- ## 2) Fixer votre cahier des charges

Organiser un événement pro comme un chef passe par un **fil conducteur.** Ce dont vous avez besoin ? **Des outils indispensables pour avoir un suivi global et détaillé** de votre avancement. 

Cela passe par : 

- **Un rétro planning** : classez par ordre l’ensemble des tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation de votre  projet
- **Une checklist “pêle-mêle”** des choses auxquelles penser le jour J pour éviter les oublis 
- **Un canevas pour le jour J** : créez un scénario extrêmement précis dans lequel sera indiqué les tâches de chacun, à quel moment... (sur une page word, un fichier excel)

 

- ## 3) Définir votre budget pour organiser votre événement pro

Cet étape est cruciale car vous devez être en mesure de **lister toutes les dépenses que vous souhaitez effectuer** ! Cela passe par des “gros” budgets jusqu’aux petites dépenses. Le but est d’**avoir une connaissance du coût en budget par personne**. Pour être certain de ne rien oublier, reprenez tout ce que venez d’écrire dans votre cahier des charges. 

Mais à quoi faut-il penser d’autre ? 

- **Anticiper une marge d’imprévus :** représente 10% à 15% du budget (une casse, un oubli
- **Penser au No-show** : certaines personnes ayant confirmé leurs présences ne se présenteront pas à l’événement

 

- ## 4) Sélectionner le lieu et le visiter

[**Les lieux d’exceptions**](https://www.snapevent.fr/location-de-salle/paris/resultats-recherche) pour organiser un événement pro ne manquent pas ! Vous souhaitez trouver le meilleur lieu pour marquer les esprits ? Pour faire de votre événement un moment inoubliable, la sélection est l’étape cruciale ! 

Comment faire le bon choix ? Voici les **6 facteurs** à prendre en compte afin de choisir correctement son lieu : 

- **Adéquation :** cohérence avec votre type d’événement
- **Proximité :** choisir un lieu central 
- **Accessibilité : ** facile d’accès en transports en commun, en voiture avec un possibilité de parking 
- **Capacité d’accueil :** proportion d’espace en adéquation avec le nombre d’invités pour qu’il ne soient pas serrés 
- **Atypique :** une touche d’originalité pour étonner vos invités
- **Disponibilité :** prévoir un délai de réservation de plusieurs mois pour certains lieux 

Etablissez une **liste précise d’éléments importants sur lesquels se renseigner.** Celle-ci comprend: les dispositifs techniques, présence d’un vestiaire, décoration personnalisable … 

Votre choix est fait ? Excellente nouvelle ! Il est temps de visiter votre bijou ! En effet, les photos peuvent être parfois trompeuses et vous pourriez avoir bien des surprises ! **Ayez une oeil aiguisé et faites une visite complète : extérieur et intérieur.**

Si vous avez un besoin technique, **assurez-vous que tout fonctionne**. Vérifiez le **confort du mobilier** et évaluez si **l’espace disponible est suffisant** pour vos invités ! 

 

- ## 5) Choisir ses prestataires

Faites appel à des prestataires pour personnaliser votre soirée comme vous le souhaitez. Cela peut passer par un [traiteur exceptionnel](https://www.snapevent.fr/menu-traiteur/paris) à [l’animation](https://www.snapevent.fr/animation-evenementielle/paris) originale et insolite. De quoi rendre vos convives heureux ! 

En bref, [suscitez l’émotion](https://blog.snapevent.fr/creer-l-emotion) auprès de vos convives. Misez également sur l’innovation ! Un atout indéniable pour marquer les esprits lors de votre événement pro.

Pour vous aidez dans votre sélection, voici **5 règles d’or** : 

- Demander des recommandations 
- Constituer un fichier de contacts propre et complet 
- Demander un fichier détaillé 
- Négocier !
- Tout mettre par écrit

Votre budget n’est pas suffisant pour un buffet ? Partez sur du “fait maison” si votre événement est de taille moyenne. Une touche personnelle que vous pouvez partager avec vos collègues !  

Lire aussi >> [Comment répondre à ses objectifs RSE lors d’un événement d’entreprise](https://blog.snapevent.fr/comment-repondre-aux-objectifs-rse-evenement-entreprise) <<

 

- ## 6) Communiquer sur l’événement 

La date approche à grands pas ! Maximisez vos chances de **toucher votre cible via plusieurs canaux** ! Tels que : site web, landing page, newsletter, contenu, invitations, partenariats et influencers, relations presse. 

**Les réseaux sociaux** sont d’excellentes sources pour susciter l’intérêt ! À vous de définir les plus pertinents pour votre public. Attention cependant à **garder un maximum de cohérence dans votre communication**. Pour ce faire, lorsque vous organisez un événement pro, **partagez des contenus en adéquation avec le type de support choisi** ! 

Plus vous serez visible auprès de votre cible, plus vous aurez de chances d’atteindre vos objectifs ! Vous l’aurez compris, **soyez présent sans trop être insistant ! **

 

- ## 7) Préparer le jour-J

Vous attendez ce jour avec impatience, il approche ! Avant le jour-j il est important d’**anticiper.** Avancez-vous et **préparez ce qu’il est possible de faire la veille** ! Pour ne pas générer une dose de stresse supplémentaire, **créez une checklist des indispensables à ne pas oublier** ! 

Le moment tant attendu est enfin arrivé ! **Organiser un événement pro mémorable** est le maîtres mots. Vérifiez que tout fonctionne, que le ménage est fait, que vous possédez tous les documents nécessaires …

Soyez donc **attentif aux moindres détails**. Afin qu’il n’y ait aucun malentendu, établissez un brief clair et complet à vos prestataires. L’ essentiel est que **tout soit correctement réalisé dans le temps imparti**. Respectez donc le timing pour ne pas être débordé ! 

Par la suite vous pourrez **accueillir vos invités** et **veiller à leurs conforts** en toute sérénité ! 

 

- ##  8) Remercier vos invités

**Capitalisez sur la durée** ! Votre événement se termine en beauté, organiser un événement pro n'a jamais été aussi simple. Voici les **3 règles simples** à mettre en place pour assurer l’après de votre événement: 

- **Remercier :** les participants, prestataires, intervenants … 
- **Partager :** des photos, des interviews, des vidéos ...
- **Questionner :** récoltez de précieuses informations en leur soumettant un questionnaire

 

- - ##  9) Faire le bilan

Il est temps **d’analyser les performances** de votre événement ! Soyez attentif sur **les résultats en fonction de vos objectifs premiers**. Portez une attention particulière sur la gestion de budget, les dépenses, les no-show ... 

Afin de maximiser vos chances de réussir votre événement, vous trouverez tous nos conseils détaillés dans [notre livre blanc](https://paris.snapevent.com/guide-evenement/retroplanning-checklists). 

Vous avez désormais toutes les clés en mains pour assurer votre événement de A à Z ! Cela vous a donné envie de réaliser votre premier événement ? N’hésitez pas à [nous contacter ! ](https://www.snapevent.fr/transmettre-votre-brief?utm_source=blog_content&utm_medium=blog)

 

[Voir l'article complet](https://blog.snapevent.fr/9-etapes-organisation-evenement0)

```json
{
  "@context" : "http://schema.org",
  "@type" : "BlogPosting",
  "author" : {
    "@type" : "Person",
    "name" : "Estelle Belmonte"
  },
  "dateModified" : "2023-06-13T14:59:52.877Z",
  "datePublished" : "2020-02-04T11:19:53Z",
  "headline" : "Organiser un événement pro en 9 étapes",
  "image" : {
    "@type" : "ImageObject",
    "height" : 1780,
    "url" : "https://cdn2.hubspot.net/hubfs/3906182/Capture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202020-02-04%20a%CC%80%2012.08.58.png",
    "width" : 2716
  },
  "mainEntityOfPage" : "https://blog.snapevent.fr/9-etapes-organisation-evenement0",
  "publisher" : {
    "@type" : "Organization",
    "logo" : {
      "@type" : "ImageObject",
      "height" : 60,
      "url" : "/hs/hsstatic/content_shared_assets/static-1.4092/img/default-amp-logo.png",
      "width" : 60
    },
    "name" : "SnapEvent Mag, votre blog dédié à l'événementiel"
  }
}
```